Quels bénéfices tirer de la planification des ressources humaines ?

La maîtrise du ” Sup­ply Chain Man­age­ment ” dépasse aujour­d’hui le cadre clas­sique de la fonc­tion logis­tique. Si aupar­a­vant elle ne pre­nait en compte que la ges­tion des flux physiques, elle doit main­tenant inté­gr­er la ges­tion des ressources humaines de l’en­tre­prise. À titre d’ex­em­ple, une étude d’avril 2002 menée par ECR France évoque la disponi­bil­ité des ressources humaines comme l’une des 13 prin­ci­pales caus­es d’ab­sence du pro­duit en ray­on (rup­ture en linéaire).

Chaque entre­prise cherche à ven­dre le meilleur pro­duit, au meilleur coût, au bon moment, dans les meilleures con­di­tions. Pour cela, elle doit faire preuve en per­ma­nence de réac­tiv­ité et d’adap­ta­tion. La plan­i­fi­ca­tion des ressources humaines est un des moyens d’y par­venir. L’en­tre­prise flex­i­ble de demain devra dis­pos­er d’une ges­tion opéra­tionnelle et dynamique de son cap­i­tal humain soutenue par des proces­sus de plan­i­fi­ca­tion adap­tés à son contexte.

De nombreuses entreprises sont concernées par la planification des ressources humaines

Quel que soit son secteur d’ac­tiv­ité, toute entre­prise dont le poids de sa masse salar­i­ale représente une part impor­tante de son bud­get doit s’in­téress­er à la plan­i­fi­ca­tion des ressources humaines. Elle y trou­ve des retours sur investisse­ment quan­ti­tat­ifs ou qual­i­tat­ifs. C’est le cas à la fois des entre­pris­es aux effec­tifs élevés à faible qual­i­fi­ca­tion comme de celles com­posées essen­tielle­ment de cadres.

Cepen­dant, cer­tains secteurs d’ac­tiv­ité et cer­taines typolo­gies d’en­tre­pris­es sont plus par­ti­c­ulière­ment con­cernés par la plan­i­fi­ca­tion des ressources humaines.

• Les secteurs de la dis­tri­b­u­tion et des trans­ports sont soumis à de fortes vari­a­tions de la fréquen­ta­tion des clients au cours de la journée, de la semaine et de l’an­née. La plan­i­fi­ca­tion leur per­met d’adapter leurs ressources humaines à leurs besoins et de pal­li­er les prob­lèmes de sur­ef­fec­tif et de sous-effec­tif. Les caiss­es de super­marché sont un exem­ple par­ti­c­ulière­ment élo­quent du pilotage des ressources humaines par le besoin : c’est la mesure des flux des clients à l’en­trée du mag­a­sin qui déclenche les ouver­tures et les fer­me­tures de caisses.
   
• Les hôpi­taux sont égale­ment soumis à des vari­a­tions de fréquen­ta­tion mais la plan­i­fi­ca­tion des ressources humaines leur per­met surtout de garan­tir aux patients le juste niveau de ser­vice grâce à la présence de l’ef­fec­tif sat­is­faisant aux qual­i­fi­ca­tions requises.
   
• Les étab­lisse­ments sco­laires et les organ­ismes de for­ma­tion ont pour leur part des besoins très spé­ci­fiques. La plan­i­fi­ca­tion est très com­plexe, elle s’in­téresse simul­tané­ment aux pro­fesseurs, aux salles de for­ma­tion, au matériel et aux élèves. Elle sim­pli­fie la con­struc­tion et la ges­tion des plannings.
   
• De la même manière, l’in­dus­trie se préoc­cupe autant de la plan­i­fi­ca­tion des ressources humaines que de la plan­i­fi­ca­tion des postes des chaînes de pro­duc­tion. Chaque poste doit être occupé par une per­son­ne pos­sé­dant la qual­i­fi­ca­tion néces­saire. L’ab­sence d’une com­pé­tence clef peut remet­tre en cause la con­sti­tu­tion des dif­férentes équipes et des dif­férents plan­nings. Elle peut même, dans cer­tains cas, avoir des réper­cus­sions économiques sérieuses.
   
• Les entre­pris­es en réseau dont les sites sont dis­per­sés sur des zones géo­graphiques lim­itées (Île-de-France) utilisent la plan­i­fi­ca­tion mul­ti­sites pour mieux tir­er par­ti de leurs ressources. La plan­i­fi­ca­tion leur per­met de recourir au per­son­nel des sites en sur­ef­fec­tif pour ren­forcer les sites en sous-effec­tif : échanges de per­son­nels entre points de vente ou entre sites de pro­duc­tion. Dans ce cas de fig­ure, une plan­i­fi­ca­tion mul­ti­sites suff­isam­ment pré­coce per­met de tir­er pleine­ment prof­it des mou­ve­ments de per­son­nel tout en garan­tis­sant la paix sociale.

La plan­i­fi­ca­tion des RH se base sur une ges­tion opéra­tionnelle efficace.

Les bénéfices de la planification des ressources humaines sont importants et parfois insoupçonnés

La performance opérationnelle

La plan­i­fi­ca­tion des ressources humaines regroupe des proces­sus opéra­tionnels gérés par les opéra­tionnels, pour les opéra­tionnels. Ce sont des proces­sus itérat­ifs (annuel, trimestriel, heb­do­madaire, jour­nalier) sur dif­férents hori­zons (année, semaine, jour) selon dif­férentes mailles (semaines, jours, heures, quarts d’heures). Ces proces­sus suiv­ent des objec­tifs dif­férents mais com­plé­men­taires (bud­get, prêt de per­son­nel, recrute­ment, appel aux intéri­maires…) qui con­tribuent tous à la réal­i­sa­tion de la pro­duc­tiv­ité cible.

La plan­i­fi­ca­tion des ressources humaines est un out­il de pilotage et d’aide à la déci­sion, qui per­met d’an­ticiper et d’a­juster les actions cor­rec­tri­ces à entre­pren­dre pour attein­dre les objec­tifs de l’en­tre­prise. Ain­si, elle lim­ite les risques de rup­ture (arrêt des chaînes de pro­duc­tion, rup­ture des pro­duits en linéaire, sat­u­ra­tion des cen­tres d’appel…).

Par ailleurs, elle pousse les man­agers à s’im­pli­quer dans la ges­tion de leurs équipes. Elle leur four­nit une meilleure vis­i­bil­ité sur les écarts à venir entre les besoins de leurs ser­vices et la disponi­bil­ité de leurs équipes ain­si que sur les solu­tions pour réduire ces écarts : meilleure plan­i­fi­ca­tion des con­gés, prêts de per­son­nel, formation…

La qualité de service

La plan­i­fi­ca­tion des ressources humaines con­tribue à une élé­va­tion de la qual­ité de ser­vice à tra­vers le pilotage con­comi­tant des disponi­bil­ités et des com­pé­tences des ressources.

Grâce à la plan­i­fi­ca­tion, les effec­tifs peu­vent être judi­cieuse­ment ren­for­cés pen­dant les péri­odes de forte activ­ité grâce à des ressources libérées au cours des péri­odes de faible activ­ité. Dans le secteur de la dis­tri­b­u­tion, les points de vente ren­for­cent leurs effec­tifs durant les péri­odes de forte fréquen­ta­tion : péri­odes de fêtes, fins de semaines, paus­es déje­uners, fer­me­tures des bureaux. Les activ­ités de back office sans rap­port avec la vente sont posi­tion­nées pen­dant les péri­odes de faible activ­ité. Ces amé­nage­ments per­me­t­tent de garan­tir l’ap­pro­vi­sion­nement des linéaires, un meilleur accueil des clients, plus de con­seils, moins de files d’at­tente aux caisses…

En out­re, la plan­i­fi­ca­tion garan­tit le niveau de com­pé­tence glob­al des équipes en péri­ode de forte activ­ité comme en péri­ode de faible activ­ité. Chaque ressource est plan­i­fiée selon ses com­pé­tences. Dans l’in­dus­trie, chaque poste est géré selon un plan­ning d’af­fec­ta­tion pré­cis. Les plan­nings des salariés et les affec­ta­tions des postes sont ajustés en fonc­tion des plans de charge à moyen terme et des plans de pro­duc­tion à court terme afin de garan­tir l’exé­cu­tion des com­man­des en temps et en heure et d’as­sur­er des taux de ser­vices optimums.

L’entretien du climat social

Pour les direc­tions des ressources humaines, la plan­i­fi­ca­tion est l’op­por­tu­nité de lim­iter les recours aux con­trats pré­caires. C’est aus­si l’oc­ca­sion d’im­pli­quer les man­agers dans la ges­tion des ressources humaines et de ren­forcer leur rôle de ges­tion­naire RH.

Des méth­odes et des proces­sus adéquats soutenus par un sys­tème d’in­for­ma­tion appro­prié facili­tent la prise en compte des souhaits et des con­traintes per­son­nelles des salariés. Ils per­me­t­tent une meilleure équité des horaires de tra­vail et un affichage pré­coce des plan­nings horaires. La plan­i­fi­ca­tion est un moyen de pass­er d’une ges­tion réac­tive à très court terme à une ges­tion proac­tive à moyen terme ; ce qui se traduit par moins de mod­i­fi­ca­tion des plannings.

Tous ces élé­ments sont autant de fac­teurs qui con­courent à une plus grande sat­is­fac­tion des salariés. Pour ces dif­férentes raisons, la plan­i­fi­ca­tion des ressources humaines con­tribue à entretenir le cli­mat social.

Les béné­fices de la plan­i­fi­ca­tion des ressources humaines sont impor­tants et par­fois insoupçonnés

La performance administrative

La plan­i­fi­ca­tion des ressources humaines est aus­si un levi­er de pro­duc­tiv­ité admin­is­tra­tive. Elle sim­pli­fie la ges­tion des con­gés trop sou­vent menée a pos­te­ri­ori et garan­tit le suivi des sol­des de con­gés. Elle allège la charge de tra­vail de ges­tion des temps en four­nissant des horaires de tra­vail théoriques plus réal­istes lim­i­tant ain­si les écarts de pointage. De ce fait, elle con­tribue à garan­tir la qual­ité de la paie. Enfin, elle ren­force la com­mu­ni­ca­tion entre les ser­vices RH et les opérationnels.

De plus, la plan­i­fi­ca­tion joue un rôle cen­tral dans les proces­sus RH. Elle peut être perçue comme un moyen de guider la ges­tion des com­pé­tences, la for­ma­tion, le recrute­ment, la ges­tion des postes et la ges­tion des car­rières. Elle per­met d’an­ticiper les actions à entre­pren­dre sur ces dif­férents thèmes. Idéale­ment, elle pour­rait être util­isée par les direc­tions des ressources humaines dans la coor­di­na­tion de ces dif­férentes actions.

Le respect de la loi et des accords d’entreprise

La plan­i­fi­ca­tion est aus­si l’oc­ca­sion pour les direc­tions des ressources humaines de garan­tir le respect de la loi et des accords d’en­tre­prise. Dans cette optique, beau­coup d’en­tre­pris­es se sont récem­ment équipées de sys­tèmes de ges­tion des temps et des activ­ités. Cepen­dant, ces sys­tèmes enreg­istrent les temps et les activ­ités réal­isés. Ils con­sta­tent les écarts vis-à-vis des règles légales et des accords d’en­tre­prise a pos­te­ri­ori sans pou­voir les prévenir. La plan­i­fi­ca­tion a l’a­van­tage de s’in­téress­er au futur. Elle iden­ti­fie ces écarts par avance et per­met d’an­ticiper des mesures à entre­pren­dre pour les éviter.

L’entretien des compétences dans l’entreprise et le développement de la polyvalence

Par­al­lèle­ment à la ges­tion des temps de tra­vail, la plan­i­fi­ca­tion des ressources humaines gère les affec­ta­tions des salariés aux postes et aux activ­ités ce qui facilite et garan­tit la poly­va­lence et l’en­tre­tien des com­pé­tences dans l’entreprise.

De plus, la plan­i­fi­ca­tion des ressources humaines offre une meilleure vis­i­bil­ité des besoins et per­met d’an­ticiper des for­ma­tions indi­vidu­elles et d’ori­en­ter les plans de for­ma­tion en fonc­tion des besoins plutôt qu’en fonc­tion des habi­tudes des man­agers et des souhaits des salariés.

La réduction des coûts

La plan­i­fi­ca­tion per­met de lim­iter la masse salar­i­ale grâce à un meilleur emploi du cap­i­tal humain de l’en­tre­prise. C’est l’oc­ca­sion de tir­er par­ti des pos­si­bil­ités offertes par la mod­u­la­tion tout en sat­is­faisant les souhaits des salariés, inté­grés dans les sys­tèmes de plan­i­fi­ca­tion. C’est le moyen de dimin­uer les vol­umes d’heures sup­plé­men­taires en lim­i­tant les péri­odes de sous-effec­tif et l’op­por­tu­nité de réduire l’in­térim en lim­i­tant les péri­odes de sureffectif.

C’est aus­si le moyen de réduire les coûts indi­rects grâce à la réduc­tion de la durée des tâch­es de plan­i­fi­ca­tion par les man­agers et des charges de tra­vail de ges­tion par les direc­tions des ressources humaines (paie et ges­tion du personnel).

La mise en place de proces­sus, méth­odes et sys­tèmes d’in­for­ma­tions de plan­i­fi­ca­tion des ressources humaines est l’oc­ca­sion de ratio­nalis­er les pra­tiques sou­vent guidées par les habitudes.

C’est l’oc­ca­sion de généralis­er les meilleures méth­odes de ges­tion et de man­age­ment des ressources humaines à l’ensem­ble de l’entreprise.

De plus, la plan­i­fi­ca­tion des ressources humaines per­met des révi­sions budgé­taires plus fiables ce qui facilite le pilotage de l’entreprise.

La réussite de la planification des ressources humaines passe par un projet cohérent

Les ser­vices les plus con­cernés par une meilleure plan­i­fi­ca­tion des ressources humaines sont les direc­tions opéra­tionnelles, la direc­tion des ressources humaines et le con­trôle de ges­tion. Les direc­tions opéra­tionnelles s’y intéressent en pre­mier lieu pour le pilotage de leurs activ­ités. Pour le con­trôle de ges­tion, c’est d’abord un moyen de réduire les coûts. Mais la direc­tion des ressources humaines l’u­tilise avant tout pour impli­quer les man­agers dans la ges­tion des hommes et garan­tir le respect de la loi et des accords d’entreprise.

Dans les faits, la grande majorité des pro­jets sont ini­tiés et con­duits par les direc­tions des ressources humaines en l’ab­sence des opéra­tionnels alors qu’ils sont ensuite respon­s­ables des plan­nings. Lorsque les pro­jets sont menés par le con­trôle de ges­tion ou les direc­tions opéra­tionnelles, la direc­tion des ressources humaines est tou­jours impliquée du fait des impacts ultérieurs sur tous les salariés de l’entreprise.

Il faut éviter l’écueil d’une ges­tion ” par l’outil ” con­sis­tant à pren­dre le pro­jet par le seul angle du sys­tème d’in­for­ma­tion. De même, il n’ex­iste pas de solu­tion stan­dard applic­a­ble à n’im­porte quelle entre­prise : les besoins, les proces­sus, les pop­u­la­tions sont dif­férents et néces­si­tent autant d’ap­proches personnalisées.

La réus­site du pro­jet passe par une réflex­ion stratégique amont sur les objec­tifs, le périmètre, l’or­gan­i­sa­tion cible et les moyens d’y par­venir. Pour cumuler le recul et les com­pé­tences néces­saires, une aide extérieure spé­cial­isée est générale­ment nécessaire.

La plan­i­fi­ca­tion des ressources humaines vise à faire du cap­i­tal humain un levi­er de per­for­mance et de pro­duc­tiv­ité. En dis­posant de la bonne per­son­ne, au bon endroit, au bon moment et au meilleur coût, l’en­tre­prise peut amélior­er sa réac­tiv­ité, sa per­for­mance et sa pro­duc­tiv­ité sans pour autant aug­menter ses coûts.

Hier cen­tre de coûts, les ressources humaines de l’en­tre­prise représen­tent aujour­d’hui un des élé­ments clefs de com­péti­tiv­ité des entreprises. 

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