Quels bénéfices tirer de la planification des ressources humaines ?

Dossier : Entreprise et managementMagazine N°579 Novembre 2002Par David COULOT
Par Morand STUDER (91)

La maîtrise du " Supply Chain Management " dépasse aujourd'hui le cadre classique de la fonction logistique. Si auparavant elle ne prenait en compte que la gestion des flux physiques, elle doit maintenant intégrer la gestion des ressources humaines de l'entreprise. À titre d'exemple, une étude d'avril 2002 menée par ECR France évoque la disponibilité des ressources humaines comme l'une des 13 principales causes d'absence du produit en rayon (rupture en linéaire).

Chaque entreprise cherche à vendre le meilleur produit, au meilleur coût, au bon moment, dans les meilleures conditions. Pour cela, elle doit faire preuve en permanence de réactivité et d'adaptation. La planification des ressources humaines est un des moyens d'y parvenir. L'entreprise flexible de demain devra disposer d'une gestion opérationnelle et dynamique de son capital humain soutenue par des processus de planification adaptés à son contexte.

De nombreuses entreprises sont concernées par la planification des ressources humaines

Quel que soit son secteur d'activité, toute entreprise dont le poids de sa masse salariale représente une part importante de son budget doit s'intéresser à la planification des ressources humaines. Elle y trouve des retours sur investissement quantitatifs ou qualitatifs. C'est le cas à la fois des entreprises aux effectifs élevés à faible qualification comme de celles composées essentiellement de cadres.

Cependant, certains secteurs d'activité et certaines typologies d'entreprises sont plus particulièrement concernés par la planification des ressources humaines.

  • Les secteurs de la distribution et des transports sont soumis à de fortes variations de la fréquentation des clients au cours de la journée, de la semaine et de l'année. La planification leur permet d'adapter leurs ressources humaines à leurs besoins et de pallier les problèmes de sureffectif et de sous-effectif. Les caisses de supermarché sont un exemple particulièrement éloquent du pilotage des ressources humaines par le besoin : c'est la mesure des flux des clients à l'entrée du magasin qui déclenche les ouvertures et les fermetures de caisses.
     
  • Les hôpitaux sont également soumis à des variations de fréquentation mais la planification des ressources humaines leur permet surtout de garantir aux patients le juste niveau de service grâce à la présence de l'effectif satisfaisant aux qualifications requises.
     
  • Les établissements scolaires et les organismes de formation ont pour leur part des besoins très spécifiques. La planification est très complexe, elle s'intéresse simultanément aux professeurs, aux salles de formation, au matériel et aux élèves. Elle simplifie la construction et la gestion des plannings.
     
  • De la même manière, l'industrie se préoccupe autant de la planification des ressources humaines que de la planification des postes des chaînes de production. Chaque poste doit être occupé par une personne possédant la qualification nécessaire. L'absence d'une compétence clef peut remettre en cause la constitution des différentes équipes et des différents plannings. Elle peut même, dans certains cas, avoir des répercussions économiques sérieuses.
     
  • Les entreprises en réseau dont les sites sont dispersés sur des zones géographiques limitées (Île-de-France) utilisent la planification multisites pour mieux tirer parti de leurs ressources. La planification leur permet de recourir au personnel des sites en sureffectif pour renforcer les sites en sous-effectif : échanges de personnels entre points de vente ou entre sites de production. Dans ce cas de figure, une planification multisites suffisamment précoce permet de tirer pleinement profit des mouvements de personnel tout en garantissant la paix sociale.


La planification des RH se base sur une gestion opérationnelle efficace.

Les bénéfices de la planification des ressources humaines sont importants et parfois insoupçonnés

La performance opérationnelle

La planification des ressources humaines regroupe des processus opérationnels gérés par les opérationnels, pour les opérationnels. Ce sont des processus itératifs (annuel, trimestriel, hebdomadaire, journalier) sur différents horizons (année, semaine, jour) selon différentes mailles (semaines, jours, heures, quarts d'heures). Ces processus suivent des objectifs différents mais complémentaires (budget, prêt de personnel, recrutement, appel aux intérimaires…) qui contribuent tous à la réalisation de la productivité cible.

La planification des ressources humaines est un outil de pilotage et d'aide à la décision, qui permet d'anticiper et d'ajuster les actions correctrices à entreprendre pour atteindre les objectifs de l'entreprise. Ainsi, elle limite les risques de rupture (arrêt des chaînes de production, rupture des produits en linéaire, saturation des centres d'appel…).

Par ailleurs, elle pousse les managers à s'impliquer dans la gestion de leurs équipes. Elle leur fournit une meilleure visibilité sur les écarts à venir entre les besoins de leurs services et la disponibilité de leurs équipes ainsi que sur les solutions pour réduire ces écarts : meilleure planification des congés, prêts de personnel, formation…

La qualité de service

La planification des ressources humaines contribue à une élévation de la qualité de service à travers le pilotage concomitant des disponibilités et des compétences des ressources.

Grâce à la planification, les effectifs peuvent être judicieusement renforcés pendant les périodes de forte activité grâce à des ressources libérées au cours des périodes de faible activité. Dans le secteur de la distribution, les points de vente renforcent leurs effectifs durant les périodes de forte fréquentation : périodes de fêtes, fins de semaines, pauses déjeuners, fermetures des bureaux. Les activités de back office sans rapport avec la vente sont positionnées pendant les périodes de faible activité. Ces aménagements permettent de garantir l'approvisionnement des linéaires, un meilleur accueil des clients, plus de conseils, moins de files d'attente aux caisses…

En outre, la planification garantit le niveau de compétence global des équipes en période de forte activité comme en période de faible activité. Chaque ressource est planifiée selon ses compétences. Dans l'industrie, chaque poste est géré selon un planning d'affectation précis. Les plannings des salariés et les affectations des postes sont ajustés en fonction des plans de charge à moyen terme et des plans de production à court terme afin de garantir l'exécution des commandes en temps et en heure et d'assurer des taux de services optimums.

L'entretien du climat social

Pour les directions des ressources humaines, la planification est l'opportunité de limiter les recours aux contrats précaires. C'est aussi l'occasion d'impliquer les managers dans la gestion des ressources humaines et de renforcer leur rôle de gestionnaire RH.

Des méthodes et des processus adéquats soutenus par un système d'information approprié facilitent la prise en compte des souhaits et des contraintes personnelles des salariés. Ils permettent une meilleure équité des horaires de travail et un affichage précoce des plannings horaires. La planification est un moyen de passer d'une gestion réactive à très court terme à une gestion proactive à moyen terme ; ce qui se traduit par moins de modification des plannings.

Tous ces éléments sont autant de facteurs qui concourent à une plus grande satisfaction des salariés. Pour ces différentes raisons, la planification des ressources humaines contribue à entretenir le climat social.


Les bénéfices de la planification des ressources humaines sont importants et parfois insoupçonnés

La performance administrative

La planification des ressources humaines est aussi un levier de productivité administrative. Elle simplifie la gestion des congés trop souvent menée a posteriori et garantit le suivi des soldes de congés. Elle allège la charge de travail de gestion des temps en fournissant des horaires de travail théoriques plus réalistes limitant ainsi les écarts de pointage. De ce fait, elle contribue à garantir la qualité de la paie. Enfin, elle renforce la communication entre les services RH et les opérationnels.

De plus, la planification joue un rôle central dans les processus RH. Elle peut être perçue comme un moyen de guider la gestion des compétences, la formation, le recrutement, la gestion des postes et la gestion des carrières. Elle permet d'anticiper les actions à entreprendre sur ces différents thèmes. Idéalement, elle pourrait être utilisée par les directions des ressources humaines dans la coordination de ces différentes actions.

Le respect de la loi et des accords d'entreprise

La planification est aussi l'occasion pour les directions des ressources humaines de garantir le respect de la loi et des accords d'entreprise. Dans cette optique, beaucoup d'entreprises se sont récemment équipées de systèmes de gestion des temps et des activités. Cependant, ces systèmes enregistrent les temps et les activités réalisés. Ils constatent les écarts vis-à-vis des règles légales et des accords d'entreprise a posteriori sans pouvoir les prévenir. La planification a l'avantage de s'intéresser au futur. Elle identifie ces écarts par avance et permet d'anticiper des mesures à entreprendre pour les éviter.

L'entretien des compétences dans l'entreprise et le développement de la polyvalence

Parallèlement à la gestion des temps de travail, la planification des ressources humaines gère les affectations des salariés aux postes et aux activités ce qui facilite et garantit la polyvalence et l'entretien des compétences dans l'entreprise.

De plus, la planification des ressources humaines offre une meilleure visibilité des besoins et permet d'anticiper des formations individuelles et d'orienter les plans de formation en fonction des besoins plutôt qu'en fonction des habitudes des managers et des souhaits des salariés.

La réduction des coûts

La planification permet de limiter la masse salariale grâce à un meilleur emploi du capital humain de l'entreprise. C'est l'occasion de tirer parti des possibilités offertes par la modulation tout en satisfaisant les souhaits des salariés, intégrés dans les systèmes de planification. C'est le moyen de diminuer les volumes d'heures supplémentaires en limitant les périodes de sous-effectif et l'opportunité de réduire l'intérim en limitant les périodes de sureffectif.

C'est aussi le moyen de réduire les coûts indirects grâce à la réduction de la durée des tâches de planification par les managers et des charges de travail de gestion par les directions des ressources humaines (paie et gestion du personnel).

La mise en place de processus, méthodes et systèmes d'informations de planification des ressources humaines est l'occasion de rationaliser les pratiques souvent guidées par les habitudes.

C'est l'occasion de généraliser les meilleures méthodes de gestion et de management des ressources humaines à l'ensemble de l'entreprise.

De plus, la planification des ressources humaines permet des révisions budgétaires plus fiables ce qui facilite le pilotage de l'entreprise.

La réussite de la planification des ressources humaines passe par un projet cohérent

Les services les plus concernés par une meilleure planification des ressources humaines sont les directions opérationnelles, la direction des ressources humaines et le contrôle de gestion. Les directions opérationnelles s'y intéressent en premier lieu pour le pilotage de leurs activités. Pour le contrôle de gestion, c'est d'abord un moyen de réduire les coûts. Mais la direction des ressources humaines l'utilise avant tout pour impliquer les managers dans la gestion des hommes et garantir le respect de la loi et des accords d'entreprise.

Dans les faits, la grande majorité des projets sont initiés et conduits par les directions des ressources humaines en l'absence des opérationnels alors qu'ils sont ensuite responsables des plannings. Lorsque les projets sont menés par le contrôle de gestion ou les directions opérationnelles, la direction des ressources humaines est toujours impliquée du fait des impacts ultérieurs sur tous les salariés de l'entreprise.

Il faut éviter l'écueil d'une gestion " par l'outil " consistant à prendre le projet par le seul angle du système d'information. De même, il n'existe pas de solution standard applicable à n'importe quelle entreprise : les besoins, les processus, les populations sont différents et nécessitent autant d'approches personnalisées.

La réussite du projet passe par une réflexion stratégique amont sur les objectifs, le périmètre, l'organisation cible et les moyens d'y parvenir. Pour cumuler le recul et les compétences nécessaires, une aide extérieure spécialisée est généralement nécessaire.

La planification des ressources humaines vise à faire du capital humain un levier de performance et de productivité. En disposant de la bonne personne, au bon endroit, au bon moment et au meilleur coût, l'entreprise peut améliorer sa réactivité, sa performance et sa productivité sans pour autant augmenter ses coûts.

Hier centre de coûts, les ressources humaines de l'entreprise représentent aujourd'hui un des éléments clefs de compétitivité des entreprises.  

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