Pour une gestion simple, efficace et globale du flux documentaire !

Dossier : Supplément Nouvelles technologies & performance des entreprisesMagazine N°751 Janvier 2020
Par Laurence NENTAS

Grâce à son expertise dans la gestion des flux documentaires, Toshiba Tec accompagne les entreprises dans la dématérialisation des documents avec des solutions innovantes. Le point avec Laurence Nentas, Directrice marketing et communication de Toshiba Tec Imaging Systems France.

 

La dématérialisation est un vecteur de performance pour les entreprises. Quelle vision portez-vous sur ce sujet ?

Au cours des dernières années, nous avons observé une volonté plus forte des entreprises de gagner en efficacité et en productivité. Il devient évident, aujourd’hui, que la dématérialisation des documents et la gestion complète du flux de données sont un vecteur de performance. Si la majorité des grandes entreprises ont une véritable maturité sur le sujet et ont mis en place des systèmes de GED (gestion électronique des documents) et de workflows, cela n’est pas forcément le cas pour les PME, PMI et petites entreprises. En effet, elles ne connaissent pas les avantages immédiats et la valeur ajoutée de la dématérialisation, qui est pourtant un marché en pleine croissance. Le cadre réglementaire en France favorise fortement le passage à la dématérialisation. Ainsi, dans le cadre de la Loi Macron, les entreprises travaillant avec des organismes publics doivent envoyer des factures dématérialisées. Au-delà du cadre légal, le phénomène est aussi porté par l’évolution des usages et de l’écosystème dans lequel nous vivons. Concrètement, le papier est voué à disparaître. Ses usages évoluent. La dématérialisation des processus en est la meilleure illustration. Les imprimantes multifonctions deviennent le point d’entrée d’une dématérialisation réussie. C’est pour les entreprises le moment de se préparer à ce changement de fond.

Quel est le positionnement de Toshiba Tec dans ce cadre ?

Toshiba Tec se positionne comme un partenaire de confiance en mettant à la disposition de ses clients des solutions documentaires qui répondent à l’ensemble des besoins de dématérialisation : des documents entrants, sortants et circulants dans l’entreprise. Grâce à notre offre logicielle innovante, toute entreprise souhaitant franchir le pas de la dématérialisation, peut optimiser ses flux de documents et d’informations, numériser ses processus, gérer ses documents de manière optimale, sécuriser ses informations…. Nous les aidons ainsi à rationaliser les flux de documents et à automatiser les processus complexes à travers une offre logicielle complète et un accompagnement adéquat.

Quelles sont les solutions que vous proposez ?

Forts d’une approche pragmatique, nous proposons des logiciels qui répondent à l’ensemble des besoins d’une entreprise :

  • Capturer un document et en faire l’interprétation intelligente des caractères grâce aux outils d’OCR (reconnaissance optique de caractères), le nommer et le classer avec le principe d’indexation ;
  • Intégrer les documents dans les systèmes de gestion de l’entreprise (comptables, RP ou de gestion propres) ;
  • Traiter et partager l’information avec d’autres services, rechercher des documents dans les logiciels de GED avec des systèmes de validation à travers des workflows et de contre des documents ;
  • Conserver les documents par la sauvegarde, l’archivage et la sécurisation des données ;
  • Procéder à l’archivage légal de façon à ne conserver que les documents numériques ;
  • Gérer lesflux sortantsà traversdes solutions qui vont permettre de dématérialiser les factures et tout type de document de l’entreprise.

Nous proposons aussi un accompagnement des entreprises dans la gestion de leurs projets.

Quelle est la plus-value de votre offre ?

La mise en œuvre des solutions proposées par Toshiba Tec permet une gestion simple, efficace et complète du flux documentaire. Les entreprises pourront ainsi gagner en efficacité et avoir un meilleur ROI.

Et vos perspectives ?

Déployer nos offres fortement, en renforçant l’accompagnement de nos clients. Nous veillons à être très à l’écoute des nouveaux besoins et des différentes évolutions du marché afin de proposer des solutions encore plus pertinentes et un accompagnement adéquat et ciblé.

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