Un levier de performance à découvrir

Dossier : Gérer en période de criseMagazine N°638 Octobre 2008
Par Arnaud MEUNIER (90)

La maintenance des actifs est une problématique large qui couvre un grand nombre de situations, de thématiques et d'acteurs allant de la conception des actifs physiques jusqu'à leur démantèlement :

Le retour sur investissement n’est pas toujours celui attendu

il peut s'agir de la maintenance d'équipements de production effectuée par un service interne de maintenance, de l'externalisation de prestations voire de la délégation complète de la gestion des actifs, de la mise en place d'offres de services de maintenance et de fourniture de pièces de rechange sur une base installée d'équipements, de l'ingénierie de conception des équipements et des méthodes de maintenance… La maîtrise de la durée de vie des actifs, de leur disponibilité, de leur coût de maintenance et de leur sûreté de fonctionnement constitue un facteur clé de la performance des entreprises. 

Des gisements de progrès

Les marges de progrès peuvent être significatives : réduction de 25 % à 50 % des temps d'arrêt des équipements pour motifs liés à la maintenance ; réduction de 10 à 30 % des besoins en ressources de main-d'oeuvre directe de maintenance ; rationalisation des stocks de pièces de rechange de 25 % à 50 % ; amélioration des standards de conception des actifs. 

Des leviers multiples

Un programme de performance relatif à la gestion des actifs industriels devra idéalement chercher à englober l'ensemble de ces aspects. Pour cela, plusieurs leviers pourront être actionnés en fonction de leur pertinence pour renforcer la profitabilité et la productivité des ressources, en particulier : adaptation des politiques de maintenance, investir ou prolonger la durée de vie d'un bien, type de maintenance à appliquer en fonction de la disponibilité attendue, préventif (systématique, conditionnel, prédictif) ou correctif ; définition des niveaux de service attendus, en termes de disponibilité des équipements ou de qualité de réponse des équipes de maintenance (temps de réponse à des appels de l'exploitation, délai de remise en condition des actifs en cas de défaillance) ; dimensionnement des stocks de pièces de rechange en fonction de leur criticité, de lois statistiques d'usure, des caractéristiques du réseau logistique des pièces de rechange, des contraintes financières ; adaptation et dimensionnement des effectifs (en volume et en compétence) de la fonction maintenance en fonction de ses enjeux d'efficacité et d'efficience ; choix et pilotage de la sous-traitance, réflexion cœur de métier/tâches à sous-traiter ; mise en oeuvre de démarches de progrès : maintenance de premier niveau par les opérateurs, démarche " 5S ", application des principes issus de la TPM (Total Productive Maintenance), application des principes du Lean Management aux processus de maintenance ; suivi des performances par la mise en place d'indicateurs de pilotage adaptés à chaque niveau de l'organisation.

Un système d'information complet et efficace doit venir en appui des démarches " métier " relatives à l'organisation et à l'optimisation des méthodes de travail. Le recours à des solutions du marché permet d'y répondre pour autant que la démarche de choix et de mise en oeuvre soit pertinente.

Les offres des éditeurs de logiciels
Depuis quelques années, le terme de GMAO (Gestion de maintenance assistée par ordinateur) est supplanté par le terme EAM (Enterprise Asset Management).
Au-delà d'une relance commerciale indéniable, cette mutation s'accompagne de nouvelles fonctionnalités qui illustrent bien le changement de paradigme : l'actif est mis au coeur des préoccupations et la maîtrise de son cycle de vie est bien un enjeu majeur de performance.
La palette des fonctionnalités s'élargit peu à peu : développement de modules d'analyse de la fiabilité des équipements ; identification de signes avant-coureurs de pannes et mise en oeuvre de modules de maintenance prédictive ; suivi des amortissements comptables des biens physiques, suivi du LCC des biens (Life Cycle Cost) ; gestion des contrats de sous-traitance ; mise en oeuvre de terminaux mobiles (PDA, PC renforcés).
En outre, pour accompagner le développement des activités de services liées à la maintenance (ex : maintenance de parcs immobiliers, de parcs informatiques, de parcs de véhicules), l'offre progicielle s'adresse aussi aux prestataires externes, avec un pont vers des fonctionnalités de type CRM (Customer Relationship Management) en particulier pour le traitement et le suivi des demandes clients, le suivi des niveaux de performance au regard des engagements, la facturation des prestations selon les termes contractuels prédéfinis.
Enfin, certains éditeurs proposent des fonctions avancées de gestion des configurations applicables et appliquées pour un actif ou une famille d'actifs donnés.
Ces fonctionnalités peuvent s'avérer très utiles quand il s'agit de gérer le cycle de vie de biens dont la durée de vie est longue et les changements de configuration nombreux.
Dans ce cas, ces fonctionnalités indiquent aux opérationnels de maintenance les associations à respecter quand il s'agit de remplacer un sous-ensemble ou organe de l'actif par un autre.

Des progiciels qui couvrent l'ensemble des besoins

Même si ce sujet peut paraître déjà bien balisé, voire dépassé, nombreuses sont les situations où la fonction maintenance est peu voire pas équipée en outils informatiques. Même lorsqu'un applicatif est en place, le retour sur investissement n'est pas toujours celui attendu, principalement parce que sa mise en oeuvre ne s'est pas suffisamment appuyée sur les enjeux " métier " et sur la redéfinition des modes de fonctionnement.

S’intégrer dans  le système  global de  management  et de pilotage

Pourtant les apports d'un progiciel au métier sont réels, parmi lesquels : la gestion du cycle de vie des actifs en maintenance (configuration installée, historiques des poses et déposes, historiques d'interventions et de défaillances, nomenclatures de pièces de rechange) ; le suivi des paramètres déclencheurs pour la maintenance (compteurs, capteurs, événements), avec le cas échéant des développements permettant une analyse des paramètres en continu et à distance, constituant ainsi une surveillance et une aide à la décision ; la gestion des interventions (OT ou ordres de travail, l'équivalent des OF en production), de la création jusqu'à la clôture en passant le cas échéant par la planification (ex : planification des grands arrêts, planification du préventif) ; l'aide au diagnostic via des arbres de défaillances, enrichis au fil de l'expérience acquise ; le suivi des performances des équipements, de la fonction maintenance (coûts réels et budgets, respect des engagements de service), des niveaux de stocks de pièces de rechange, des performances des prestataires de services et des fournisseurs ; la capitalisation du savoir-faire technique et le partage d'expérience, par exemple entre les utilisateurs et les concepteurs des équipements ou des règles de maintenance.

En outre, et ce n'est pas anodin, une articulation adéquate du progiciel de maintenance avec d'autres applicatifs de l'entreprise (pour les fonctions achats, stocks, gestion et finances, RH, production) doit aussi permettre aux opérationnels et cadres de maintenance de gagner sur les temps de saisies et aux processus de maintenance de s'intégrer dans le système global de management et de pilotage de l'entreprise. L'emploi d'un progiciel n'est pas incontournable dans un projet d'amélioration ou de transformation de la fonction maintenance. Il apparaît cependant comme un facteur clé de clarification et de standardisation des processus, mais aussi d'amélioration de la gestion et du pilotage de la performance en maintenance. En outre, il implique une remise à plat des pratiques et une projection vers une vision " métier cible ", qui portent déjà en elles les germes d'une amélioration des pratiques. 

Quantifier les objectifs

La mise en oeuvre d'un progiciel, compte tenu des moyens qu'elle nécessite de manière inévitable, implique une définition des gains attendus, une démarche adaptée à l'ambition de l'entreprise et une mobilisation forte des acteurs. Parmi les bénéfices attendus d'une telle démarche citons : la disponibilité des équipements critiques (les " goulots " sur lesquels repose le bon écoulement des flux de produits) et l'amélioration de leur TRS (taux de rendement synthétique) ; la durée de vie des actifs maintenus ; l'ajustement des politiques de maintenance ; le dimensionnement des stocks de pièces de rechange ; le dimensionnement et le taux d'activité des ressources de main-d'oeuvre ; la maîtrise de la sous-traitance ; la maîtrise des risques industriels ; les écarts de coûts entre les applicatifs en place et la solution cible.

Le retour sur investissement varie en fonction du point de départ (niveau de performance des actifs et des équipes de maintenance, existence ou non d'un progiciel) et des modifications apportées tant en termes de progiciels que d'organisation des métiers. On peut néanmoins considérer que des retours sur investissement de douze à vingt-quatre mois sur des premières mises en place de GMAO (ou EAM) sont accessibles. 

Rassembler les données techniques nécessaires

L'expression initiale du besoin, via un cahier des charges fonctionnel et technique, est une phase clé qui permet de focaliser les équipes sur les modes de fonctionnement actuels et cibles, les enjeux associés mais aussi de cadrer les besoins fonctionnels au regard d'une offre qui comme évoquée précédemment a un spectre fonctionnel large. La mise en oeuvre d'un applicatif du marché requiert une formalisation et une modélisation des processus et des données, en particulier celles qui décrivent les actifs et les ressources de maintenance.

La mise en œuvre pourra se faire en big-bang ou de manière progressive

D'aucuns auront en particulier reconnu dans cette problématique les questions relatives au nombre de niveaux d'arborescence nécessaire pour décrire les actifs, une question qui est au cœur de la mise en oeuvre. À titre d'exemple, une arborescence trop simple aura pour avantages de simplifier la migration des données, de même que la saisie au quotidien ; pour inconvénients de ne pas permettre une exploitation suffisante des données de vie de l'équipement et donc un retour d'expérience et une maîtrise technique limités. A contrario, vouloir décrire les actifs de manière trop détaillée peut s'avérer une tâche trop longue au regard des enjeux, et en outre noyer les opérationnels dans des niveaux de détails qui leur sont peu appropriés.

Pour ce sujet (qui est avant tout une problématique " métier "), comme pour bien d'autres qui ne manqueront pas d'arriver, il convient de s'appuyer sur l'expérience des opérationnels via des ateliers et des groupes de travail de conception générale et détaillée. Dans le cas où un applicatif est déjà en place, un vécu très précieux pourra être exploité de manière à guider les choix de mise en oeuvre. 

Associer tous les acteurs

Pour faciliter l'appropriation du nouvel outil, l'utilisation de ses fonctionnalités peut être progressive. De fait, et en fonction de la culture, de l'ambition et du point de départ de chaque entreprise, la mise en oeuvre pourra se faire en " big-bang " ou de manière progressive, c'est-à-dire en commençant par inscrire les fondamentaux du métier dans les gènes des opérationnels.

Dans tous les cas, une mobilisation forte des acteurs est nécessaire, en premier lieu les opérationnels et cadres de maintenance, mais aussi les exploitants des actifs (service production par exemple), et les sous-traitants.

D'abord concentrée sur quelques acteurs impliqués dans la conception de la cible, la mobilisation doit progressivement s'étendre pour atteindre le but ultime : l'appropriation de l'outil par le terrain, condition nécessaire au succès de la démarche. 

Remettre à plat les pratiques

En définitive, la mise en place ou le changement de l'outil informatique de gestion des actifs industriels constituent une formidable occasion de remettre à plat les pratiques opérationnelles dans un objectif de professionnalisation et de performance. Cela est d'autant plus vrai que les solutions progicielles du marché offrent désormais des fonctionnalités étendues basées sur des technologies souples et capables de s'intégrer aisément aux architectures système d'information existantes.

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