Repensez vos réunions pour plus de productivité

La trans­for­ma­tion des entre­pris­es passe aus­si par leur capac­ité à repenser leur façon de tra­vailler et de col­la­bor­er. Avec le dig­i­tal, pour tra­vailler ensem­ble, il n’est plus néces­saire d’être au même endroit au même moment. Con­scient de ce change­ment par­a­digme, la start-up Klax­oon réin­vente les meet­ings et la col­lab­o­ra­tion à dis­tance avec sa solu­tion de pilotage de réu­nions. Le point avec Matthieu Beuch­er, le CEO et fon­da­teur de Klaxoon.

Quelle a été la genèse de Klaxoon ?

J’ai un back­ground d’ingénieur en télé­com­mu­ni­ca­tions. J’ai ain­si notam­ment tra­vail­lé dans le domaine de la R&D sur le véhicule autonome au sein de Daim­ler en Alle­magne dans les années 2003. J’ai aus­si fait un pas­sage chez Valeo dans le domaine du man­age­ment de la pro­duc­tion et des équipes. Dans ce cadre, j’ai décou­vert les méth­odes agiles indus­trielles qui sont très effi­caces et robustes et qui per­me­t­tent non seule­ment de faciliter le tra­vail en équipe, mais aus­si de mieux catal­yser la créa­tiv­ité, le suivi des pro­jets ou encore la val­i­da­tion des actions… 

Ce par­cours m’a amené à créer ma pro­pre entre­prise notam­ment pour ren­dre ces méth­odes agiles acces­si­bles à toutes les équipes. Pour y par­venir, je me suis con­cen­tré sur les dimen­sions dig­i­tale et tech­nologique. Le volet recherche et développe­ment du pro­jet a ain­si duré deux ans. Dans ce cadre, nous avons tra­vail­lé avec L’Oréal, Thalès, SNCF ou encore EDF. Le pro­duit, Klax­oon, a été lancé en mars en 2015. Des­tiné à toutes les entre­pris­es, quel que soit leur taille ou leur secteur d’activité, Klax­oon a très vite trou­vé son marché.

“Klaxoon va apporter une plus grande facilité
dans l’expression et l’organisation des idées afin d’optimiser
la prise de décision et le passage à l’action.”

Qu’est-ce que Klaxoon ?

Klax­oon est une solu­tion de pilotage de réu­nion sous forme d’une suite logi­cielle. L’objectif de notre solu­tion est de per­me­t­tre à n’importe quelle per­son­ne de par­ticiper à une réu­nion ou un pro­jet col­lab­o­ratif. Acces­si­ble depuis n’importe quel ter­mi­nal, les util­isa­teurs peu­vent suiv­re très facile­ment les évo­lu­tions en temps réel d’une réu­nion ou d’un pro­jet en cours. Con­crète­ment, Klax­oon va apporter une plus grande facil­ité dans l’expression et l’organisation des idées afin d’optimiser la prise de déci­sion et le pas­sage à l’action.

Au sein des entre­pris­es, Klax­oon révo­lu­tionne les réu­nions : déployé en par­al­lèle de solu­tions de visio­con­férences ou de calls télé­phoniques, tout le monde peut par­ticiper même si toutes les par­ties prenantes ne sont pas présentes au même endroit ou au même moment. Klax­oon est un out­il qui peut égale­ment être util­isé en com­plé­ment des solu­tions tra­di­tion­nelles de suivi et de ges­tion de pro­jet en s’interfaçant très facile­ment avec n’importe quelle solu­tion dig­i­tale disponible sur le marché.

Enfin, notre solu­tion s’appuie sur une approche hard­ware : via la box Klax­oon, un device primé au CES de Las Vegas en 2016 et 2017, les util­isa­teurs peu­vent y accéder de manière sécurisée et sans con­nex­ion interne.

Comment accompagnez-vous les entreprises dans la prise en main de cette solution innovante et disruptive ?

Très ergonomique, Klax­oon est un véri­ta­ble out­il de pro­duc­tiv­ité. Solu­tion 100 % Made In France au for­mat dis­rup­tif, elle apporte un nou­veau stan­dard éprou­vé, testé, validé et cer­ti­fié large­ment util­isé aujourd’hui par les tous les secteurs d’activité, y com­pris les plus cri­tiques comme la défense.

La solu­tion s’adapte au besoin des entre­pris­es. Elle peut être util­isée aus­si bien pour organ­is­er et réalis­er une réu­nion que pour gér­er des pro­jets de grande ampleur et syn­chro­nis­er les dif­férents métiers dans l’optique de gag­n­er du temps, d’optimiser la ges­tion, le suivi ou la qualité.

Pour accom­pa­g­n­er les entre­pris­es dans la prise en main de Klax­oon, nous avons une équipe de con­sul­tants qui va inter­venir directe­ment chez nos clients. C’est plus de 40 per­son­nes disponibles en per­ma­nence pour aider nos clients, iden­ti­fi­er la meilleure manière d’utiliser Klax­oon et les accom­pa­g­n­er dans le déploiement de nou­velles façons de tra­vailler. En out­re, nos clients peu­vent égale­ment join­dre nos équipes par télé­phone pour gér­er les dif­férentes prob­lé­ma­tiques qui peu­vent émerg­er autour de com­ment organ­is­er et pilot­er une réu­nion, com­ment syn­chro­nis­er une équipe… Nous accueil­lons égale­ment les équipes de nos clients au Klax­oon Store à Paris pour les for­mer à l’utilisation de la solu­tion, les aider à mieux com­pren­dre le mode de fonc­tion­nement de la solu­tion, s’inspirer de cas d’usages et des bonnes pra­tiques, décou­vrir des fonc­tion­nal­ités avancées et, in fine, trans­former leur manière de tra­vailler en équipe et de collaborer.

Au cours des dernières années, le télétravail et la mobilité ont gagné en importance au sein des entreprises. La crise actuelle du Covid-19 a accéléré ce phénomène et en a même fait une nécessité. Comment cette situation vous a‑t-elle impactée ? 

Fin févri­er déjà, nous avions reçu des mil­liers de deman­des d’équipes, ce qui nous a amené dès le 10 mars à lancer notre ini­tia­tive sol­idaire avec une offre gra­tu­ite de 3 mois d’accès à nos out­ils et un accom­pa­g­ne­ment dédié au télé­tra­vail afin de soutenir les entre­pris­es dans cette péri­ode difficile.

Depuis le lance­ment de notre offre gra­tu­ite, plus de 20 000 équipes y ont souscrit, et à ce jour nous embar­quons plus de 1 000 équipes par jour.

Actuelle­ment, nous obser­vons que les équipes se trans­for­ment à grande vitesse et remet­tent en cause la forme même des réu­nions. Leurs pra­tiques sont en train de com­plète­ment évoluer. La séquence néces­site plus que jamais de relever les défis de la syn­chro­ni­sa­tion. L’exercice dif­fi­cile de la visio­con­férence et ses lim­ites, la dif­fi­culté de s’écouter ou encore les prob­lèmes de bande pas­sante poussent à repenser com­plète­ment l’exercice de la réu­nion et de pass­er à des out­ils comme les nôtres qui per­me­t­tent de faire par­ticiper tout le monde, de pren­dre des déci­sions, de réduire le temps de réunion…

Les équipes gag­nent en matu­rité à grande vitesse et font le con­stat qu’il est pos­si­ble de se syn­chro­nis­er plus effi­cace­ment avec nos out­ils et par­fois avec un sim­ple call.

Quelles sont les perspectives pour Klaxoon ? Vos projets à venir ?

En par­tant de ce con­stat, pen­dant plus de trois ans, nous avons tra­vail­lé sur la démon­stra­tion de la qual­ité, de la per­ti­nence et de l’efficacité de notre solu­tion. Aujourd’hui, plusieurs mil­lions de per­son­nes utilisent quo­ti­di­en­nement notre solu­tion à tra­vers le monde dont les col­lab­o­ra­teurs de Total, Toy­ota, Nespres­so, Nestlé, LVMH, Sanofi, Alstom, Engie, EY, Deloitte, Orange, le MIT ou encore John­son & Johnson.

Con­crète­ment, notre solu­tion per­met de divis­er par deux le temps des réu­nions pour une meilleure effi­cience et un gain de temps avéré. Si, de manière générale, une réu­nion sur qua­tre aboutit sur une déci­sion, d’après le retour et les feed­backs de nos clients, les réu­nions dans le cadre desquelles Klax­oon est util­isé aboutis­sent sys­té­ma­tique­ment à une décision.

D’ailleurs, la majorité des entre­pris­es nous sol­licite pour met­tre en place avec plus d’efficacité le tra­vail à dis­tance et con­serv­er une cer­taine cohé­sion entre leurs équipes. Une de nos ambi­tions est juste­ment de devenir le cham­pi­on des solu­tions de tra­vail à dis­tance en venant com­pléter les solu­tions exis­tantes de réu­nions télé­phoniques et de visioconférences.

Dans cette con­ti­nu­ité, nous sommes mobil­isés sur des déploiements majeurs pour faire de Klax­oon un nou­veau stan­dard en ter­mes de tra­vail à dis­tance, de col­lab­o­ra­tion et de pro­duc­tiv­ité. Nous allons ain­si lancer un nou­v­el out­il, Klax­oon Team Play­er, la pre­mière con­sole de man­age­ment visuel que nous avons dévoilé au CES 2020 et pour laque­lle nous avons reçu deux CES Inno­va­tion Awards, pour per­me­t­tre une con­nex­ion rapi­de et facile depuis n’importe quel type d’écran à la plate­forme afin de béné­fici­er d’un ensem­ble de fonc­tion­nal­ités avancées de man­age­ment visuel au ser­vice des équipes, de la réu­nion, de la for­ma­tion, de la manip­u­la­tion de la don­née, de la prise de déci­sion optimisée…

En bref

• Lance­ment en mars 2015 ;
• Plusieurs mil­lions d’utilisateurs dans 120 pays ;
• Util­isé par 3 000 entre­pris­es dont 100 % du CAC40 et 50 % de PME, ETI, acteurs du secteur public ;
• Des bureaux à Rennes, Paris, Lyon, Boston et New York ;
• 240 col­lab­o­ra­teurs ;
• Un out­il universel.

Site Inter­net de Klaxoon

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