Bloc d'identification du site ax.polytechnique.org

Un nouveau site pour la communauté polytechnicienne : ax.polytechnique.org

Dossier : Vie de l'AssociationMagazine N°733 Mars 2018
Par Yves DEMAY (77)

La présentation et le fonctionnement du nouveau site de l’AX
Enfin un annuaire unique pour les polytechniciens.

Depuis le 12 février, le nouveau site est en ligne. Ayant souhaité attendre d’avoir quelques réactions, j’ai négocié un délai jusqu’au 21 février au soir pour fournir l’article.

Coincé par l’impératif du bouclage, je me résous à rédiger seul, alors que ce nouveau site est un projet collectif, auquel beaucoup ont contribué.

Que soient remerciés Amaury, Robert, Philippe, Olivier, Nicolas, Raphaël, Guillaume, Victor, Anne, Aurélie, Yves, Erwan… qui ont joué un rôle dans ce projet, et souvent un rôle déterminant.

Que soient aussi remerciés le conseil de l’AX et son président Bruno Angles qui ont voulu ce projet.

UNE GESTATION DE 18 MOIS

Lancé dès 2016, le projet a commencé par un exercice de recueil du besoin au premier semestre, puis par un cahier des charges au second semestre.

Pourtant, en arrivant début 2017, j’ai été frappé par la situation : les services rendus à la communauté étaient basés sur les outils informatiques de Polytechnique.org largement autant que sur ceux de l’AX, les moyens de l’AX avaient un impérieux besoin de rénovation, Polytechnique.org connaissait une baisse de ses capacités de développement et ses outils n’avaient pas pu évoluer autant que cela aurait été souhaitable, et pour autant, il n’y avait pas un projet vraiment commun.

Dès lors que les bases de confiance ont été en place, cela été assez facile à changer, et rapidement nous avons constitué un groupe projet associant l’AX et Polytechnique.org.

S’APPUYER SUR UN PARTENAIRE EXTÉRIEUR

Nous avons tout de suite convenu que le projet ne pouvait pas reposer principalement sur les bénévoles et volontaires de Polytechnique.org, même si ceux-ci ont fait, pour la communauté, un remarquable travail qui mérite gratitude.

L’appétence des jeunes camarades pour le développement web bénévole ayant baissé, la première tâche commune a été de sélectionner une société informatique. Nous avons reçu sept offres.

Certaines proposaient de mettre leurs compétences et les méthodes agiles au service des besoins en partant d’une page blanche. D’autres proposaient de personnaliser une solution existante ou de partir d’un embryon existant pour le développer.

UN PROGICIEL LARGEMENT DIFFUSÉ

En regardant les besoins, les prix, et le niveau de risque, nous avons fait, collectivement, le choix d’adopter un des deux produits qui se partagent le marché des associations d’alumni. HEC Alumni, l’association des Centraliens, et d’autres, avaient l’air satisfaits de la solution que nous avons choisie.

Nous avons donc fait quelques choix déterminants : le choix du progiciel AlumnForce, le choix de fusionner la base de données de l’AX avec celle de Polytechnique.org et d’injecter cette base fusionnée dans le progiciel, le choix de mettre ce nouvel ensemble au service de la communauté, École et Fondation comprises, et le choix de conserver une certaine indépendance et maîtrise en gardant une recopie, chaque jour, de la base de données.

Polytechnique.org héberge et maîtrise ces informations, ce qui permet de pouvoir envisager de nouveaux services sans être contraints par la société qui possède AlumnForce, mais aussi, à chacune et chacun de se connecter avec les services d’authentification apportés par Polytechnique.org.

Quelques mois après, vous avez pu voir le résultat de ces choix.

UN SITE OPÉRATIONNEL


La roue dentée dans votre bloc d’identification, qui permet de définir votre profil et vos paramètres, selon les prescriptions du RGPD

Le site ax.polytechnique.org est en ligne. En moins d’une semaine, vous avez été près de 4 000 à avoir activé votre compte, et pour presque tous, vous avez utilisé l’identifiant et le mot de passe dont vous vous serviez sur le site polytechnique.org. Pour quelques-uns, cela a été l’occasion de régler des difficultés avec ces identifiants et mots de passe.

Vous avez pu voir des informations et des vidéos, comme celles de « parcours d’alumni ».

Vous êtes plusieurs centaines à avoir commencé à utiliser la boutique en ligne pour payer une cotisation ou acheter des places à un événement. Au moment où paraîtra cet article, il sera encore temps pour le bal de l’X et sa tombola, dotée cette année de lots exceptionnels.

Vous avez commencé à utiliser l’annuaire. Vous avez pu enrichir votre profil, par exemple en l’important depuis LinkedIn.

DES DONNÉES PERSONNELLES PROTÉGÉES

Nous avons voulu respecter la réglementation européenne sur la protection des données personnelles, et le droit de chacune et chacun à ne pas divulguer ses données. Il est donc très important que vous alliez dans les réglages accessibles par la petite roue dentée. Dans gestion des paramètres, vous trouverez le réglage des confidentialités.

C’est détaillé, et cela vous permet de choisir ce que vous laisserez voir à la communauté. Soyez généreux et partagez le plus possible vos données personnelles. Soyez tout aussi généreux dans l’onglet « Préférences réseaux » en indiquant les activités auxquelles vous êtes prêts à contribuer.

Si, par contre, dans l’onglet « Notifications », vous vous débarrassez de beaucoup de ces messages automatiques que le site envoie, je le comprendrais facilement.

SE FAMILIARISER AVEC LE NOUVEL OUTIL

Maintenant que votre profil est réglé comme il faut, parcourez l’agenda pour découvrir les nombreux événements de la communauté, retrouvez La Jaune et la Rouge électronique ou allez sur les sites associés comme le site de  WATs4U.

Cela y est : vous êtes familiers avec le nouveau site.

Ce site doit être vivant, et refléter la qualité, la richesse et le dynamisme de la communauté.

Des évolutions vont arriver dans les semaines et les mois qui viennent, pour mieux soutenir l’activité des groupes X, pour simplifier l’accès au statut de membre associé dans un groupe, pour fournir de nouveaux services comme l’application sur smartphone pour laquelle AlumnForce est en train de passer à la deuxième génération.

En effet, pour mieux atteindre leurs objectifs et servir la communauté, l’AX et Polytechnique.org sont liés pour faciliter, améliorer, moderniser, faire évoluer régulièrement les outils digitaux.

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