Les secrets de la lettre mensuelle

Dossier : La communauté polytechnicienne et InternetMagazine N°631 Janvier 2008
Par Aymeric AUGUSTIN (03)

La lettre de polytechnique.org est née en avril 2001. D’abord irrégulière et centrée sur les services offerts par l’association, elle est devenue mensuelle en mars 2002. Rapidement, des informations transmises par les groupes X et des suggestions d’activités polytechniciennes sont venues l’enrichir. Elle permet maintenant d’écrire à presque tous les 15 000 inscrits à polytechnique.org avec un préavis de quelques jours. Face à son succès croissant, depuis juin 2007, une rubrique « Événements mensuels » accueille les informations récurrentes et permet de conserver une longueur raisonnable.

Comment publier dans la lettre mensuelle ?
Tout inscrit sur polytechnique.org peut proposer une annonce en suivant le lien « Lettres mensuelles », puis « Proposer un article ». L’équipe éditoriale valide les propositions, et les articles acceptés sont automatiquement ajoutés à la prochaine lettre mensuelle. Il est possible de soumettre des brèves jusqu’à trois jours avant la fin du mois, ce délai étant nécessaire au classement des articles, à leur correction, à leur uniformisation et aux relectures finales. Une fois le contenu de la lettre approuvé, les administrateurs déclenchent l’envoi, qui dure plusieurs heures, à raison de soixante courriers par minute.

Vérifier les adresses de redirection

Curieusement, la lettre n’a pas seulement un intérêt en termes de communication, mais aussi en termes techniques. Avoir des adresses courriel valides pour tous les polytechniciens est la raison d’être de polytechnique.org, et c’est un prérequis indispensable pour fournir des services électroniques de qualité. Si la moitié des adresses courriel polytechnique.org renvoyaient sur une adresse obsolète, elles ne serviraient à rien ! Or, la seule solution pour tester la validité d’une adresse électronique est d’envoyer un courriel à cette adresse. La lettre mensuelle est un bon prétexte pour écrire à tous les inscrits au site et tester régulièrement leurs adresses (voir encadré).

Consensuelle et intéressante

La lettre doit fournir des informations renouvelées, consensuelles et intéressantes pour un public hétérogène. Assurant son rôle traditionnel de fournisseur d’outils techniques au profit de la communauté polytechnicienne, polytechnique.org ne crée pas le contenu de la lettre, mais se contente de recueillir les propositions des camarades et de les assembler. L’activité associative intense des X fournit des sujets inépuisables.

À parcourir en quelques instants

Même les camarades les plus pressés doivent pouvoir parcourir la lettre en quelques instants. Le sujet du courriel cite quelques sujets susceptibles d’attirer l’attention. Une fois le courriel ouvert, la table des matières permet de repérer les thèmes intéressants. Enfin, des limites de longueurs assez strictes sont imposées, pour que l’information significative puisse être extraite en un coup d’œil. Chaque article va droit à l’essentiel. Libre au lecteur intéressé de se documenter davantage ; celui qui n’est pas intéressé, c’est-à-dire inévitablement la majorité, n’aura pas perdu de temps.
Ces choix sont généralement ressentis comme des contraintes par les auteurs. Mais ils permettent de donner à tous un espace d’expression, même aux petits groupes qui publient rarement. Le rôle de la lettre n’est pas de transmettre des détails, mais de signaler ce qui existe et de donner des liens vers les pages Web où se trouvent les informations complètes, par exemple les pages des événements des
groupes X sur polytechnique.net.

Une qualité irréprochable

Pourquoi détecter les adresses email en panne ?
Le service principal de Polytechnique.org est l’adresse email à vie, grâce à laquelle près de 15 000 camarades sont aujourd’hui joignables. Cependant, au gré des changements professionnels, certaines adresses de re-direction deviennent invalides, et les camarades concernés ne sont plus joignables. Lors de l’envoi de la lettre mensuelle, les messages d’erreurs reçus en retour sont soigneusement accumulés, puis traités afin de désactiver les adresses qui ne fonctionnent plus. Ensuite, l’annuaire en ligne suggère de soumettre une adresse valide pour les camarades « perdus de vue ». Ce procédé permet d’en retrouver beaucoup ; c’est un des piliers de la qualité de l’annuaire électronique.

Dans l’état brut de la lettre, des articles écrits par une vingtaine d’auteurs différents, parfois en coup de vent, se retrouvent juxtaposés sans cohérence. Le premier travail consiste à les classer par catégorie, puis à uniformiser les conventions d’écriture. Un gros progrès a été constaté depuis que nous avons publié ces conventions sur la page de soumission des articles, mais un travail important reste nécessaire. Ensuite, le contenu est étudié attentivement. La plupart des articles doivent être
reformulés, soit parce qu’ils sont écrits à la première personne, soit parce qu’ils ne sont pas assez neutres. Lorsque des modifications majeures sont nécessaires, comme la fusion de deux articles, l’équipe éditoriale en discute avec l’auteur.

Une neutralité politique

Polytechnique.org est très attachée à maintenir sa neutralité. L’engagement de certains groupes ou de certains camarades exige une grande prudence, de même que la présence d’invités politiques. Nous avons un jour mis en avant une rencontre avec un ministre populaire, événement que nous jugions digne d’intérêt, et nous avons reçu plusieurs réponses nous reprochant notre engagement politique présumé. Compte tenu de la diversité au sein de l’équipe, nous serions bien en peine d’avoir une ligne politique !

Un titre informatif

Finalement, le titre et l’introduction de la lettre sont ajoutés. Donner un avant-goût du contenu de la lettre dans son titre demande de sélectionner quatre ou cinq articles ; et toute sélection est injuste. Nous essayons de choisir soit les plus intéressants, soit les plus originaux, soit les plus accrocheurs. Nous espérons ainsi donner davantage envie de lire le contenu. Après quelques ultimes relectures, la lettre est prête à l’envoi !

Intéresser… les intéressés

Alors que l’École, la Fondation et l’AX se préoccupent de plus en plus de la réputation internationale de l’X et des X, polytechnique.org se retrouve confrontée à un défi : comment accompagner ces projets stratégiques ? Ils ne se feront pas sans les anciens élèves, et la lettre mensuelle est un des meilleurs moyens de les toucher tous.
Rouage essentiel de la communauté polytechnicienne, polytechnique.org se doit de fournir les meilleurs moyens de communication électronique entre les X. Mais la métrique du « meilleur moyen » varie beaucoup selon les désirs de chacun. Ma conviction est que chaque X, soit garde un vague intérêt pour la communauté polytechnicienne, soit ne veut pas en entendre parler. Le deuxième groupe est perdu d’avance ; il se désabonnera quoi qu’il arrive. Par contre, je souhaite que les communications relayées par polytechnique.org intéressent tout le monde dans le premier groupe. La fréquence mensuelle, la variété et la richesse de la lettre mensuelle sont ses atouts, la multiplicité des informations sa faiblesse : il est difficile de mettre en avant une communication institutionnelle particulièrement importante. Maintenant que nous avons un excellent outil technique, nous commençons à étudier la meilleure manière de l’employer. Historiquement, cette réflexion n’est pas dans notre culture.

On peut reconstituer intégralement son histoire à partir des archives consultables sur https://www.polytechnique.org/nl

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