Les secrets de la lettre mensuelle

La let­tre de polytechnique.org est née en avril 2001. D’abord irrégulière et cen­trée sur les ser­vices offerts par l’as­so­ci­a­tion, elle est dev­enue men­su­elle en mars 2002. Rapi­de­ment, des infor­ma­tions trans­mis­es par les groupes X et des sug­ges­tions d’ac­tiv­ités poly­tech­ni­ci­ennes sont venues l’en­richir. Elle per­met main­tenant d’écrire à presque tous les 15 000 inscrits à polytechnique.org avec un préavis de quelques jours. Face à son suc­cès crois­sant, depuis juin 2007, une rubrique « Événe­ments men­su­els » accueille les infor­ma­tions récur­rentes et per­met de con­serv­er une longueur raisonnable.

Com­ment pub­li­er dans la let­tre men­su­elle ?
Tout inscrit sur polytechnique.org peut pro­pos­er une annonce en suiv­ant le lien « Let­tres men­su­elles », puis « Pro­pos­er un arti­cle ». L’équipe édi­to­ri­ale valide les propo­si­tions, et les arti­cles accep­tés sont automa­tique­ment ajoutés à la prochaine let­tre men­su­elle. Il est pos­si­ble de soumet­tre des brèves jusqu’à trois jours avant la fin du mois, ce délai étant néces­saire au classe­ment des arti­cles, à leur cor­rec­tion, à leur uni­formi­sa­tion et aux relec­tures finales. Une fois le con­tenu de la let­tre approu­vé, les admin­is­tra­teurs déclenchent l’envoi, qui dure plusieurs heures, à rai­son de soix­ante cour­ri­ers par minute.

Vérifier les adresses de redirection

Curieuse­ment, la let­tre n’a pas seule­ment un intérêt en ter­mes de com­mu­ni­ca­tion, mais aus­si en ter­mes tech­niques. Avoir des adress­es cour­riel valides pour tous les poly­tech­ni­ciens est la rai­son d’être de polytechnique.org, et c’est un préreq­uis indis­pens­able pour fournir des ser­vices élec­tron­iques de qual­ité. Si la moitié des adress­es cour­riel polytechnique.org ren­voy­aient sur une adresse obsolète, elles ne servi­raient à rien ! Or, la seule solu­tion pour tester la valid­ité d’une adresse élec­tron­ique est d’en­voy­er un cour­riel à cette adresse. La let­tre men­su­elle est un bon pré­texte pour écrire à tous les inscrits au site et tester régulière­ment leurs adress­es (voir encadré).

Consensuelle et intéressante

La let­tre doit fournir des infor­ma­tions renou­velées, con­sen­suelles et intéres­santes pour un pub­lic hétérogène. Assur­ant son rôle tra­di­tion­nel de four­nisseur d’outils tech­niques au prof­it de la com­mu­nauté poly­tech­ni­ci­enne, polytechnique.org ne crée pas le con­tenu de la let­tre, mais se con­tente de recueil­lir les propo­si­tions des cama­rades et de les assem­bler. L’ac­tiv­ité asso­cia­tive intense des X four­nit des sujets inépuisables.

À parcourir en quelques instants

Même les cama­rades les plus pressés doivent pou­voir par­courir la let­tre en quelques instants. Le sujet du cour­riel cite quelques sujets sus­cep­ti­bles d’at­tir­er l’at­ten­tion. Une fois le cour­riel ouvert, la table des matières per­met de repér­er les thèmes intéres­sants. Enfin, des lim­ites de longueurs assez strictes sont imposées, pour que l’in­for­ma­tion sig­ni­fica­tive puisse être extraite en un coup d’œil. Chaque arti­cle va droit à l’essen­tiel. Libre au lecteur intéressé de se doc­u­menter davan­tage ; celui qui n’est pas intéressé, c’est-à-dire inévitable­ment la majorité, n’au­ra pas per­du de temps.
Ces choix sont générale­ment ressen­tis comme des con­traintes par les auteurs. Mais ils per­me­t­tent de don­ner à tous un espace d’ex­pres­sion, même aux petits groupes qui pub­lient rarement. Le rôle de la let­tre n’est pas de trans­met­tre des détails, mais de sig­naler ce qui existe et de don­ner des liens vers les pages Web où se trou­vent les infor­ma­tions com­plètes, par exem­ple les pages des événe­ments des
groupes X sur polytechnique.net.

Une qualité irréprochable

Pourquoi détecter les adress­es email en panne ?
Le ser­vice prin­ci­pal de Polytechnique.org est l’adresse email à vie, grâce à laque­lle près de 15 000 cama­rades sont aujourd’hui joignables. Cepen­dant, au gré des change­ments pro­fes­sion­nels, cer­taines adress­es de re-direc­tion devi­en­nent invalides, et les cama­rades con­cernés ne sont plus joignables. Lors de l’envoi de la let­tre men­su­elle, les mes­sages d’erreurs reçus en retour sont soigneuse­ment accu­mulés, puis traités afin de dés­ac­tiv­er les adress­es qui ne fonc­tion­nent plus. Ensuite, l’annuaire en ligne sug­gère de soumet­tre une adresse valide pour les cama­rades « per­dus de vue ». Ce procédé per­met d’en retrou­ver beau­coup ; c’est un des piliers de la qual­ité de l’annuaire électronique.

Dans l’é­tat brut de la let­tre, des arti­cles écrits par une ving­taine d’au­teurs dif­férents, par­fois en coup de vent, se retrou­vent jux­ta­posés sans cohérence. Le pre­mier tra­vail con­siste à les class­er par caté­gorie, puis à uni­formiser les con­ven­tions d’écri­t­ure. Un gros pro­grès a été con­staté depuis que nous avons pub­lié ces con­ven­tions sur la page de soumis­sion des arti­cles, mais un tra­vail impor­tant reste néces­saire. Ensuite, le con­tenu est étudié atten­tive­ment. La plu­part des arti­cles doivent être
refor­mulés, soit parce qu’ils sont écrits à la pre­mière per­son­ne, soit parce qu’ils ne sont pas assez neu­tres. Lorsque des mod­i­fi­ca­tions majeures sont néces­saires, comme la fusion de deux arti­cles, l’équipe édi­to­ri­ale en dis­cute avec l’auteur.

Une neutralité politique

Polytechnique.org est très attachée à main­tenir sa neu­tral­ité. L’en­gage­ment de cer­tains groupes ou de cer­tains cama­rades exige une grande pru­dence, de même que la présence d’in­vités poli­tiques. Nous avons un jour mis en avant une ren­con­tre avec un min­istre pop­u­laire, événe­ment que nous jugions digne d’in­térêt, et nous avons reçu plusieurs répons­es nous reprochant notre engage­ment poli­tique pré­sumé. Compte tenu de la diver­sité au sein de l’équipe, nous seri­ons bien en peine d’avoir une ligne politique !

Un titre informatif

Finale­ment, le titre et l’in­tro­duc­tion de la let­tre sont ajoutés. Don­ner un avant-goût du con­tenu de la let­tre dans son titre demande de sélec­tion­ner qua­tre ou cinq arti­cles ; et toute sélec­tion est injuste. Nous essayons de choisir soit les plus intéres­sants, soit les plus orig­in­aux, soit les plus accrocheurs. Nous espérons ain­si don­ner davan­tage envie de lire le con­tenu. Après quelques ultimes relec­tures, la let­tre est prête à l’envoi !

Intéresser… les intéressés

Alors que l’É­cole, la Fon­da­tion et l’AX se préoc­cu­pent de plus en plus de la répu­ta­tion inter­na­tionale de l’X et des X, polytechnique.org se retrou­ve con­fron­tée à un défi : com­ment accom­pa­g­n­er ces pro­jets stratégiques ? Ils ne se fer­ont pas sans les anciens élèves, et la let­tre men­su­elle est un des meilleurs moyens de les touch­er tous.
Rouage essen­tiel de la com­mu­nauté poly­tech­ni­ci­enne, polytechnique.org se doit de fournir les meilleurs moyens de com­mu­ni­ca­tion élec­tron­ique entre les X. Mais la métrique du « meilleur moyen » varie beau­coup selon les désirs de cha­cun. Ma con­vic­tion est que chaque X, soit garde un vague intérêt pour la com­mu­nauté poly­tech­ni­ci­enne, soit ne veut pas en enten­dre par­ler. Le deux­ième groupe est per­du d’a­vance ; il se dés­abon­nera quoi qu’il arrive. Par con­tre, je souhaite que les com­mu­ni­ca­tions relayées par polytechnique.org intéressent tout le monde dans le pre­mier groupe. La fréquence men­su­elle, la var­iété et la richesse de la let­tre men­su­elle sont ses atouts, la mul­ti­plic­ité des infor­ma­tions sa faib­lesse : il est dif­fi­cile de met­tre en avant une com­mu­ni­ca­tion insti­tu­tion­nelle par­ti­c­ulière­ment impor­tante. Main­tenant que nous avons un excel­lent out­il tech­nique, nous com­mençons à étudi­er la meilleure manière de l’employer. His­torique­ment, cette réflex­ion n’est pas dans notre culture.

On peut recon­stituer inté­grale­ment son his­toire à par­tir des archives con­sulta­bles sur https://www.polytechnique.org/nl

Des réac­tions, des com­men­taires ?
L’équipe de polytechnique.org est à l’écoute de tes sug­ges­tions, à l’adresse contact@polytechnique.org. Si tu n’es pas encore inscrit, rends-toi vite sur https://www.polytechnique.org/ pour décou­vrir nos services !

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