La gestion des contenus des entreprises (ECM) :

La trans­for­ma­tion numérique des entre­pris­es c’est d’abord et avant tout leur capac­ité accrue à gér­er l’information dans et en dehors de l’entreprise. Une ges­tion mod­erne de l’information englobe non seule­ment les don­nées struc­turées (compt­abil­ité, stock, etc.) mais aus­si et surtout les don­nées non struc­turées (doc­u­ments, images, vidéos, mails, etc.).

Dans ce con­texte, les entre­pris­es ont des besoins nou­veaux en ter­mes de stock­age, ges­tion et partage de leurs doc­u­ments de tra­vail. Le suc­cès de ces pro­jets menés par ces entre­pris­es est lié à leur capac­ité à met­tre à dis­po­si­tion les doc­u­ments et con­tenus pour opti­miser le tra­vail col­lab­o­ratif dans le but de créer de la valeur ajoutée à leurs pro­duits ou services.

Quels facteurs influencent les processus de gestion de contenu et de l’information stratégique ?

Aujourd’hui, la majorité des entre­pris­es, quelque soit leur secteur d’activité, créent de la con­nais­sance. A l’origine d’un pro­duit ou d’un ser­vice, il y a une part d’immatériel – la con­nais­sance – qui per­met de génér­er une cer­taine valeur.

Alfres­co aide les « knowl­edge work­ers » en les équipant afin de faciliter leurs échanges, le stock­age, l’enrichissement, la recherche et la con­sol­i­da­tion des informations.

Les entre­pris­es sont aus­si ouvertes sur leur écosys­tème qui inclut des sous-trai­tants, des col­lab­o­ra­teurs, des con­sul­tants et des clients. Dans le périmètre de ces entre­pris­es éten­dues, comme on les appelle, les employés doivent avoir la pos­si­bil­ité de tra­vailler de n’importe où, à par­tir de n’importe quel terminal.

Notre but est de pro­pos­er des out­ils pour opti­miser la col­lab­o­ra­tion entre les dif­férents acteurs, internes ou externes, tout en amélio­rant le partage des con­nais­sances qui sont au cœur de la chaîne de valeur.

Quels sont les secteurs d’activité et les entreprises concernés par ces changements et quels sont les nouveaux besoins ?

Toutes les entre­pris­es et tous les secteurs d’activité sont con­cernés par la ges­tion des con­tenus. Les entre­pris­es font toutes face au besoin d’équiper leurs salariés afin de leur per­me­t­tre de tra­vailler ensem­ble et de créer des synergies.

Par exem­ple, dans le cadre d’un pro­jet de créa­tion d’une usine de traite­ment des déchets, afin que tous les acteurs puis­sent col­la­bor­er et tra­vailler ensem­ble, il y a une néces­sité de partager les plans, les textes descrip­tifs, les con­traintes juridiques et tech­niques et toute autre doc­u­men­ta­tion néces­saire à la mise en place et au bon déroule­ment du projet.

“ Notre but est de proposer des outils pour optimiser la collaboration entre les différents acteurs, internes ou externes, tout en améliorant le partage des connaissances qui sont au cœur de la chaîne de valeur ”

Alfres­co per­met d’assurer cette col­lab­o­ra­tion en interne entre les salariés d’une même entre­prise mais aus­si en externe avec les prestataires, four­nisseurs et par­fois les clients.

Con­crète­ment, les solu­tions dévelop­pées par Alfres­co sont util­isées dans des domaines comme la con­struc­tion aéro­nau­tique, la ges­tion des ressources en eau, le traite­ment des déchets ou encore les ser­vices publics ou les ser­vices financiers.

Dans le domaine de l’assurance, par exem­ple, Alfres­co sert de base de stock­age acces­si­ble aux clients pour la mise à jour de leurs con­trats ou la con­sul­ta­tion de leurs fac­tures. Pour un de nos clients issus du monde de la banque, nous stock­ons tous les élé­ments relat­ifs à son iden­tité mar­ket­ing (brief agences, images, vidéos, etc.).

Nous sommes aus­si sol­lic­ités par les secteurs publics : les col­lec­tiv­ités ter­ri­to­ri­ales ain­si que les admin­is­tra­tions cen­trales afin de met­tre en place des sys­tèmes de partage des doc­u­ments dans l’optique de les met­tre à dis­po­si­tion des agents et par­fois des citoyens.

À quels critères doivent donc répondre les solutions de gestion de contenus ?

Les solu­tions de ges­tion de con­tenus doivent répon­dre à de nom­breux critères. Elles doivent offrir une capac­ité de stock­age con­séquente tout en per­me­t­tant aux clients de retrou­ver facile­ment leurs doc­u­ments. Pour cela, les solu­tions de ges­tion de con­tenus doivent per­me­t­tre le classe­ment et l’indexation des documents.

Au niveau de la recherche, l’option de recherche en plein texte, à la Google, est un avan­tage non négligeable.

Dans le con­texte des entre­pris­es éten­dues, la ges­tion des accès et des per­mis­sions rel­a­tive à la con­sul­ta­tion et/ou mod­i­fi­ca­tion des doc­u­ments est pri­mor­diale. Aus­si pour faciliter le suivi des mod­i­fi­ca­tions, il est pos­si­ble d’ajouter des méta­don­nées pré­cisant par exem­ple la date et l’auteur de la mod­i­fi­ca­tion des doc­u­ments et éventuelle­ment le com­men­taire décrivant le suivi de versions.

Ces fonc­tion­nal­ités per­me­t­tent de gér­er l’enchaînement des étapes dans le cadre d’un pro­jet : le « work­flow ». Nos solu­tions facili­tent une ges­tion élec­tron­ique de doc­u­ment col­lab­o­ra­tive qui per­met de coor­don­ner les « work­flows » avec dif­férents acteurs inter­venant sur le même document.

Face à ce contexte et ces besoins, quelles sont les solutions développées par Alfresco ?

En tant qu’éditeur de solu­tions pour la ges­tion de con­tenu des entre­pris­es, nous dévelop­pons et met­tons à dis­po­si­tion de nos clients des solu­tions pour faciliter la ges­tion des doc­u­ments tout au long de leur cycle de vie.

Cela com­prend le stock­age, la mod­i­fi­ca­tion des ver­sions, la ges­tion des accès et des per­mis­sions, la pos­si­bil­ité de com­menter et d’annoter des doc­u­ments, la mise en place d’un sys­tème de « work­flows » dans le cadre de procé­dures et proces­sus dématéri­al­isés, la recherche, le classe­ment, la dif­fu­sion des doc­u­ments via intranet ou inter­net, l’archivage et finale­ment la suppression.

D’ailleurs, la France con­stitue notre sec­ond marché après les États-Unis avec 10 % du chiffre d’affaire de l’entreprise.

Alfres­co a la car­ac­téris­tique d’être un édi­teur de logi­ciel open source ce qui donne la pos­si­bil­ité à nos clients d’accéder au code source afin de véri­fi­er, par exem­ple, les con­di­tions de sécu­rité de nos logiciels.

Alfres­co est une solu­tion mod­erne qui respecte les prin­ci­paux stan­dards tout en répon­dant aux besoins des entre­pris­es éten­dues en ter­mes d’intégration dans le sys­tème d’information et de col­lab­o­ra­tion entre util­isa­teurs internes et externes.

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