La gestion de contenu : organigramme

La gestion des contenus des entreprises (ECM) :

Dossier : Dossier FFEMagazine N°703 Mars 2015
Par Bassem ASSEH

La transformation numérique des entreprises c’est d’abord et avant tout leur capacité accrue à gérer l’information dans et en dehors de l’entreprise. Une gestion moderne de l’information englobe non seulement les données structurées (comptabilité, stock, etc.) mais aussi et surtout les données non structurées (documents, images, vidéos, mails, etc.).

Dans ce contexte, les entreprises ont des besoins nouveaux en termes de stockage, gestion et partage de leurs documents de travail. Le succès de ces projets menés par ces entreprises est lié à leur capacité à mettre à disposition les documents et contenus pour optimiser le travail collaboratif dans le but de créer de la valeur ajoutée à leurs produits ou services.

Quels facteurs influencent les processus de gestion de contenu et de l’information stratégique ?

Aujourd’hui, la majorité des entreprises, quelque soit leur secteur d’activité, créent de la connaissance. A l’origine d’un produit ou d’un service, il y a une part d’immatériel – la connaissance – qui permet de générer une certaine valeur.

Alfresco aide les « knowledge workers » en les équipant afin de faciliter leurs échanges, le stockage, l’enrichissement, la recherche et la consolidation des informations.

Les entreprises sont aussi ouvertes sur leur écosystème qui inclut des sous-traitants, des collaborateurs, des consultants et des clients. Dans le périmètre de ces entreprises étendues, comme on les appelle, les employés doivent avoir la possibilité de travailler de n’importe où, à partir de n’importe quel terminal.

Notre but est de proposer des outils pour optimiser la collaboration entre les différents acteurs, internes ou externes, tout en améliorant le partage des connaissances qui sont au cœur de la chaîne de valeur.

Quels sont les secteurs d’activité et les entreprises concernés par ces changements et quels sont les nouveaux besoins ?

Toutes les entreprises et tous les secteurs d’activité sont concernés par la gestion des contenus. Les entreprises font toutes face au besoin d’équiper leurs salariés afin de leur permettre de travailler ensemble et de créer des synergies.

Par exemple, dans le cadre d’un projet de création d’une usine de traitement des déchets, afin que tous les acteurs puissent collaborer et travailler ensemble, il y a une nécessité de partager les plans, les textes descriptifs, les contraintes juridiques et techniques et toute autre documentation nécessaire à la mise en place et au bon déroulement du projet.

“ Notre but est de proposer des outils pour optimiser la collaboration entre les différents acteurs, internes ou externes, tout en améliorant le partage des connaissances qui sont au cœur de la chaîne de valeur ”

Alfresco permet d’assurer cette collaboration en interne entre les salariés d’une même entreprise mais aussi en externe avec les prestataires, fournisseurs et parfois les clients.

Concrètement, les solutions développées par Alfresco sont utilisées dans des domaines comme la construction aéronautique, la gestion des ressources en eau, le traitement des déchets ou encore les services publics ou les services financiers.

Dans le domaine de l’assurance, par exemple, Alfresco sert de base de stockage accessible aux clients pour la mise à jour de leurs contrats ou la consultation de leurs factures. Pour un de nos clients issus du monde de la banque, nous stockons tous les éléments relatifs à son identité marketing (brief agences, images, vidéos, etc.).

Nous sommes aussi sollicités par les secteurs publics : les collectivités territoriales ainsi que les administrations centrales afin de mettre en place des systèmes de partage des documents dans l’optique de les mettre à disposition des agents et parfois des citoyens.

À quels critères doivent donc répondre les solutions de gestion de contenus ?

Les solutions de gestion de contenus doivent répondre à de nombreux critères. Elles doivent offrir une capacité de stockage conséquente tout en permettant aux clients de retrouver facilement leurs documents. Pour cela, les solutions de gestion de contenus doivent permettre le classement et l’indexation des documents.

Au niveau de la recherche, l’option de recherche en plein texte, à la Google, est un avantage non négligeable.

Dans le contexte des entreprises étendues, la gestion des accès et des permissions relative à la consultation et/ou modification des documents est primordiale. Aussi pour faciliter le suivi des modifications, il est possible d’ajouter des métadonnées précisant par exemple la date et l’auteur de la modification des documents et éventuellement le commentaire décrivant le suivi de versions.

Ces fonctionnalités permettent de gérer l’enchaînement des étapes dans le cadre d’un projet : le « workflow ». Nos solutions facilitent une gestion électronique de document collaborative qui permet de coordonner les « workflows » avec différents acteurs intervenant sur le même document.

Face à ce contexte et ces besoins, quelles sont les solutions développées par Alfresco ?

EN BREF

Alfresco est un éditeur de solution de gestion de contenu d’entreprises (ECM).
Les solutions ECM d’Alfresco permettent de gérer les contenus et les documents des entreprises tout au long de leurs cycles de vie.

En tant qu’éditeur de solutions pour la gestion de contenu des entreprises, nous développons et mettons à disposition de nos clients des solutions pour faciliter la gestion des documents tout au long de leur cycle de vie.

Cela comprend le stockage, la modification des versions, la gestion des accès et des permissions, la possibilité de commenter et d’annoter des documents, la mise en place d’un système de « workflows » dans le cadre de procédures et processus dématérialisés, la recherche, le classement, la diffusion des documents via intranet ou internet, l’archivage et finalement la suppression.

D’ailleurs, la France constitue notre second marché après les États-Unis avec 10 % du chiffre d’affaire de l’entreprise.

Alfresco a la caractéristique d’être un éditeur de logiciel open source ce qui donne la possibilité à nos clients d’accéder au code source afin de vérifier, par exemple, les conditions de sécurité de nos logiciels.

Alfresco est une solution moderne qui respecte les principaux standards tout en répondant aux besoins des entreprises étendues en termes d’intégration dans le système d’information et de collaboration entre utilisateurs internes et externes.

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