AODocs modernise la gestion électronique de documents

Seul pro­duit majeur de son mar­ché à être né dans le cloud, la pla­te­forme de ges­tion élec­tro­nique de docu­ments AODocs s’adresse à toutes les entre­prises et orga­ni­sa­tions. Son objec­tif ? Gérer l’ensemble des conte­nus et des infor­ma­tions essen­tiels à leurs métiers tels que les contrats, les docu­ments qua­li­té, les spé­ci­fi­ca­tions tech­niques, les docu­ments finan­ciers… Entre­tien avec Sté­phan Don­zé (96), fon­da­teur et PDG.

Quelles sont les différentes fonctions proposées par AODocs ?

AODocs per­met de gérer tout le cycle de vie des conte­nus, depuis leur créa­tion jusqu’à l’archivage et la des­truc­tion, en pas­sant par toutes les étapes de revue, vali­da­tion et mises à jour. Simple à uti­li­ser, nos clients peuvent orga­ni­ser sans dif­fi­cul­tés leurs infor­ma­tions avec des meta-don­nées, créer des vues per­son­na­li­sées pour mettre leurs conte­nus à dis­po­si­tion des uti­li­sa­teurs, défi­nir des pro­ces­sus pour contrô­ler les flux d’information et les cir­cuits de vali­da­tion, et com­bi­ner ces dif­fé­rentes fonc­tions pour construire leurs propres appli­ca­tions métier. AODocs s’intègre par ailleurs faci­le­ment avec les autres appli­ca­tions de l’entreprise comme le CRM et l’ERP, par le biais d’API stan­dards. Pre­nons quelques exemples concrets. 

Dans le cadre d’un cabi­net de conseil, AODocs gère tous les docu­ments échan­gés entre les consul­tants et leurs clients. Il per­met aus­si aux dépar­te­ments juri­diques des entre­prises de contrô­ler les modèles de contrat uti­li­sés par les employés, et de trai­ter plus rapi­de­ment les demandes de revues légales. 

Grâce à notre logi­ciel, nos clients indus­triels sont capables de gérer tous les docu­ments néces­saires à leur cer­ti­fi­ca­tion ISO 9001, ou cer­ti­fi­ca­tion FDA pour ceux qui tra­vaillent dans le domaine médi­cal. Pour faire simple, AODocs four­nit toutes les fonc­tions néces­saires pour trai­ter les docu­ments impor­tants de l’entreprise, qu’ils soient « impor­tants » en rai­son de la régle­men­ta­tion, de la confi­den­tia­li­té, ou de l’enjeu métier. 

Quels en sont les avantages ?

Le mar­ché de la ges­tion de docu­ments existe depuis 20 ans ou plus. IBM File­Net, Open­Text, Docu­men­tum ou Hyland, ont tous été créés en 1990 ou même avant, c’est-à-dire plus de 15 ans avant que les outils modernes (l’informatique cloud, les pro­to­coles stan­dards du Web, les smart­phones) soient inven­tés. Ces pro­duits croulent sous le poids de la « dette tech­nique » accu­mu­lée pen­dant toutes ces années, et ont beau­coup de mal à évo­luer. Cette rigi­di­té empêche leurs clients de s’adapter vite à des besoins qui évo­luent en per­ma­nence. Géné­ra­le­ment, le dépar­te­ment tech­nique ne peut pas répondre aux demandes des uti­li­sa­teurs qui essuient sys­té­ma­ti­que­ment un refus : « non, le volume de don­nées est trop impor­tant », « non, il serait trop dif­fi­cile d’intégrer ces deux sys­tèmes », « non, il n’est pas pos­sible d’ajouter une étape de plus dans ce pro­ces­sus », « non, on ne peut pas faire cela avant l’année pro­chaine ». AODocs, au contraire, est construit sur une archi­tec­ture moderne, avec une infra­struc­ture cloud qui adapte auto­ma­ti­que­ment ses capa­ci­tés de trai­te­ment aux besoins des clients. Les com­po­sants logi­ciels s’intègrent faci­le­ment entre eux et à l’environnement des clients. L’interface d’administration est simple à uti­li­ser, même pour des uti­li­sa­teurs non tech­niques. AODocs est le seul pro­duit majeur de son mar­ché à être « né » dans le cloud, et à ne pas souf­frir de ces han­di­caps tech­niques héri­tés de l’informatique ancienne. Dépour­vus de ces contraintes, nous per­met­tons à l’entreprise de répondre « oui » aux demandes des métiers, et nos clients peuvent adap­ter très vite leurs pro­ces­sus et leurs flux d’information pour réagir à un envi­ron­ne­ment tou­jours mou­vant. Nous tra­vaillons par exemple avec une grande banque euro­péenne, où la direc­tion géné­rale a deman­dé au ser­vice infor­ma­tique de se moder­ni­ser afin de pou­voir répondre, en quelques mois, à « toute nou­velle demande impré­vue » qui pour­rait venir d’un chan­ge­ment de régle­men­ta­tion, d’une fusion avec une autre socié­té, ou de l’émergence de nou­veaux concur­rents. AODocs peut répondre à ce genre de défi consi­dé­ré comme « impos­sible » avec les tech­no­lo­gies anciennes. 

Quelles sont vos garanties concernant la sécurité des données ?

Notre métier est de gérer les docu­ments les plus impor­tants de nos clients, y com­pris les plus confi­den­tiels comme des spé­ci­fi­ca­tions tech­niques, des infor­ma­tions médi­cales, des contrats, et des docu­ments sou­mis à des régle­men­ta­tions sur les don­nées per­son­nelles, comme des infor­ma­tions sur les employés dans le contexte de pro­ces­sus des res­sources humaines. Nous sommes fiers de la confiance que nous accordent nos clients, et nous pre­nons cette res­pon­sa­bi­li­té très au sérieux. AODocs est construit sur la pla­te­forme Google Cloud dont les sys­tèmes de pro­tec­tion des don­nées sont très avan­cés. Ils sont régu­liè­re­ment audi­tés dans le cadre de leurs cer­ti­fi­ca­tions ISO 27001, SOC 2, PCI et bien d’autres cer­ti­fi­ca­tions locales, comme ACPR pour la France. Nos propres cer­ti­fi­ca­tions (en par­ti­cu­lier, SOC 2) font éga­le­ment l’objet d’un audit annuel, avec des tests de péné­tra­tion infor­ma­tique et la revue des pro­ces­sus de sécu­ri­té par un audi­teur indé­pen­dant. Nous offrons éga­le­ment à nos clients euro­péens la pos­si­bi­li­té de loca­li­ser leurs don­nées AODocs en Europe. Pour les clients les plus sen­sibles, nous pro­po­sons en plus des ins­tal­la­tions dédiées d’AODocs dans le centre de don­nées Google de leur choix, leur per­met­tant ain­si d’avoir leurs don­nées dans un pays particulier. 

Comment accompagnez-vous les entreprises dans l’utilisation de votre logiciel ?

Notre équipe de ser­vices pro­fes­sion­nels, avec des consul­tants en Europe et aux États-Unis, aide nos clients à déployer AODocs dans leur envi­ron­ne­ment, à le confi­gu­rer en fonc­tion de leurs besoins, l’intégrer à leurs appli­ca­tions, et à trans­fé­rer leurs docu­ments depuis les sys­tèmes exis­tants (tels que File­Net, Open­Text, Docu­men­tum, Sha­re­Point ou Lotus Notes par exemple) vers AODocs. 

“AODocs est construit sur une architecture moderne, avec une infrastructure cloud qui adapte automatiquement ses capacités de traitement aux besoins des clients.”

Nous tra­vaillons éga­le­ment avec des par­te­naires comme Accen­ture, Atos, Devo­team et autres inté­gra­teurs, et nous pro­po­sons beau­coup de for­ma­tions, car il suf­fit de quelques jours à un uti­li­sa­teur (même non tech­nique) pour apprendre à admi­nis­trer et confi­gu­rer des appli­ca­tions sur AODocs. Nous sommes sou­vent impres­sion­nés par ce que nos clients arrivent à faire par eux-mêmes avec notre produit !

Quelle place accordez-vous à la R&D ? Quels sont les projets en cours ?

La R&D est fon­da­men­tale pour nous. Elle repré­sente envi­ron la moi­tié de notre bud­get glo­bal. AODocs a fêté son dixième anni­ver­saire en jan­vier 2022. 

Durant 10 ans, nous avons déve­lop­pé un pro­duit recon­nu par nos clients et par les grands cabi­nets d’analystes, comme l’un des plus inno­vants de notre mar­ché. Nous sommes aujourd’hui à un point d’inflexion avec la ver­sion « mul­ti cloud » d’AODocs qui est sor­tie début jan­vier, et qui est com­pa­tible avec l’environnement Micro­soft 365. 

Ini­tia­le­ment dis­po­nible seule­ment pour les clients de Google Works­pace qui repré­sen­taient notre mar­ché his­to­rique, AODocs est doré­na­vant acces­sible à l’ensemble du mar­ché. Nous déve­lop­pons par ailleurs de nou­velles fonc­tion­na­li­tés pour per­mettre l’analyse de docu­ments (avec intel­li­gence arti­fi­cielle), de nou­veaux connec­teurs pour inté­grer AODocs avec les appli­ca­tions de nos clients (par exemple, SAP), des solu­tions ver­ti­cales comme la ges­tion des contrats ou de la qua­li­té, et encore bien d’autres amé­lio­ra­tions qui ren­dront AODocs encore plus per­for­mant et plus agile. Nous ne man­quons pas de sujets pas­sion­nants pour les talents qui sou­hai­te­raient nous rejoindre ! Nos équipes de R&D sont basées à Paris, Bor­deaux, Milan et Buda­pest, mais nous avons éga­le­ment des ingé­nieurs qui tra­vaillent à dis­tance par­tout en Europe.

En bref

Fon­dée à San Fran­cis­co début 2012 par Sté­phan Don­zé, AODocs est la seule pla­te­forme majeure de ges­tion élec­tro­nique de docu­ments à être née dans le cloud. Elle compte par­mi ses clients des grandes entre­prises mon­diales telles que Google, Whirl­pool, Veo­lia ou Essi­lor, mais aus­si des uni­ver­si­tés ou des start-up. 

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