AODocs modernise la gestion électronique de documents

Seul pro­duit majeur de son marché à être né dans le cloud, la plate­forme de ges­tion élec­tron­ique de doc­u­ments AODocs s’adresse à toutes les entre­pris­es et organ­i­sa­tions. Son objec­tif ? Gér­er l’ensemble des con­tenus et des infor­ma­tions essen­tiels à leurs métiers tels que les con­trats, les doc­u­ments qual­ité, les spé­ci­fi­ca­tions tech­niques, les doc­u­ments financiers… Entre­tien avec Stéphan Donzé (96), fon­da­teur et PDG.

Quelles sont les différentes fonctions proposées par AODocs ?

AODocs per­met de gér­er tout le cycle de vie des con­tenus, depuis leur créa­tion jusqu’à l’archivage et la destruc­tion, en pas­sant par toutes les étapes de revue, val­i­da­tion et mis­es à jour. Sim­ple à utilis­er, nos clients peu­vent organ­is­er sans dif­fi­cultés leurs infor­ma­tions avec des meta-don­nées, créer des vues per­son­nal­isées pour met­tre leurs con­tenus à dis­po­si­tion des util­isa­teurs, définir des proces­sus pour con­trôler les flux d’information et les cir­cuits de val­i­da­tion, et com­bin­er ces dif­férentes fonc­tions pour con­stru­ire leurs pro­pres appli­ca­tions méti­er. AODocs s’intègre par ailleurs facile­ment avec les autres appli­ca­tions de l’entreprise comme le CRM et l’ERP, par le biais d’API stan­dards. Prenons quelques exem­ples concrets. 

Dans le cadre d’un cab­i­net de con­seil, AODocs gère tous les doc­u­ments échangés entre les con­sul­tants et leurs clients. Il per­met aus­si aux départe­ments juridiques des entre­pris­es de con­trôler les mod­èles de con­trat util­isés par les employés, et de traiter plus rapi­de­ment les deman­des de revues légales. 

Grâce à notre logi­ciel, nos clients indus­triels sont capa­bles de gér­er tous les doc­u­ments néces­saires à leur cer­ti­fi­ca­tion ISO 9001, ou cer­ti­fi­ca­tion FDA pour ceux qui tra­vail­lent dans le domaine médi­cal. Pour faire sim­ple, AODocs four­nit toutes les fonc­tions néces­saires pour traiter les doc­u­ments impor­tants de l’entreprise, qu’ils soient « impor­tants » en rai­son de la régle­men­ta­tion, de la con­fi­den­tial­ité, ou de l’enjeu métier. 

Quels en sont les avantages ?

Le marché de la ges­tion de doc­u­ments existe depuis 20 ans ou plus. IBM FileNet, Open­Text, Doc­u­men­tum ou Hyland, ont tous été créés en 1990 ou même avant, c’est-à-dire plus de 15 ans avant que les out­ils mod­ernes (l’informatique cloud, les pro­to­coles stan­dards du Web, les smart­phones) soient inven­tés. Ces pro­duits croulent sous le poids de la « dette tech­nique » accu­mulée pen­dant toutes ces années, et ont beau­coup de mal à évoluer. Cette rigid­ité empêche leurs clients de s’adapter vite à des besoins qui évolu­ent en per­ma­nence. Générale­ment, le départe­ment tech­nique ne peut pas répon­dre aux deman­des des util­isa­teurs qui essuient sys­té­ma­tique­ment un refus : « non, le vol­ume de don­nées est trop impor­tant », « non, il serait trop dif­fi­cile d’intégrer ces deux sys­tèmes », « non, il n’est pas pos­si­ble d’ajouter une étape de plus dans ce proces­sus », « non, on ne peut pas faire cela avant l’année prochaine ». AODocs, au con­traire, est con­stru­it sur une archi­tec­ture mod­erne, avec une infra­struc­ture cloud qui adapte automa­tique­ment ses capac­ités de traite­ment aux besoins des clients. Les com­posants logi­ciels s’intègrent facile­ment entre eux et à l’environnement des clients. L’interface d’administration est sim­ple à utilis­er, même pour des util­isa­teurs non tech­niques. AODocs est le seul pro­duit majeur de son marché à être « né » dans le cloud, et à ne pas souf­frir de ces hand­i­caps tech­niques hérités de l’informatique anci­enne. Dépourvus de ces con­traintes, nous per­me­t­tons à l’entreprise de répon­dre « oui » aux deman­des des métiers, et nos clients peu­vent adapter très vite leurs proces­sus et leurs flux d’information pour réa­gir à un envi­ron­nement tou­jours mou­vant. Nous tra­vail­lons par exem­ple avec une grande banque européenne, où la direc­tion générale a demandé au ser­vice infor­ma­tique de se mod­erniser afin de pou­voir répon­dre, en quelques mois, à « toute nou­velle demande imprévue » qui pour­rait venir d’un change­ment de régle­men­ta­tion, d’une fusion avec une autre société, ou de l’émergence de nou­veaux con­cur­rents. AODocs peut répon­dre à ce genre de défi con­sid­éré comme « impos­si­ble » avec les tech­nolo­gies anciennes. 

Quelles sont vos garanties concernant la sécurité des données ?

Notre méti­er est de gér­er les doc­u­ments les plus impor­tants de nos clients, y com­pris les plus con­fi­den­tiels comme des spé­ci­fi­ca­tions tech­niques, des infor­ma­tions médi­cales, des con­trats, et des doc­u­ments soumis à des régle­men­ta­tions sur les don­nées per­son­nelles, comme des infor­ma­tions sur les employés dans le con­texte de proces­sus des ressources humaines. Nous sommes fiers de la con­fi­ance que nous accor­dent nos clients, et nous prenons cette respon­s­abil­ité très au sérieux. AODocs est con­stru­it sur la plate­forme Google Cloud dont les sys­tèmes de pro­tec­tion des don­nées sont très avancés. Ils sont régulière­ment audités dans le cadre de leurs cer­ti­fi­ca­tions ISO 27001, SOC 2, PCI et bien d’autres cer­ti­fi­ca­tions locales, comme ACPR pour la France. Nos pro­pres cer­ti­fi­ca­tions (en par­ti­c­uli­er, SOC 2) font égale­ment l’objet d’un audit annuel, avec des tests de péné­tra­tion infor­ma­tique et la revue des proces­sus de sécu­rité par un audi­teur indépen­dant. Nous offrons égale­ment à nos clients européens la pos­si­bil­ité de localis­er leurs don­nées AODocs en Europe. Pour les clients les plus sen­si­bles, nous pro­posons en plus des instal­la­tions dédiées d’AODocs dans le cen­tre de don­nées Google de leur choix, leur per­me­t­tant ain­si d’avoir leurs don­nées dans un pays particulier. 

Comment accompagnez-vous les entreprises dans l’utilisation de votre logiciel ?

Notre équipe de ser­vices pro­fes­sion­nels, avec des con­sul­tants en Europe et aux États-Unis, aide nos clients à déploy­er AODocs dans leur envi­ron­nement, à le con­fig­ur­er en fonc­tion de leurs besoins, l’intégrer à leurs appli­ca­tions, et à trans­fér­er leurs doc­u­ments depuis les sys­tèmes exis­tants (tels que FileNet, Open­Text, Doc­u­men­tum, Share­Point ou Lotus Notes par exem­ple) vers AODocs. 

“AODocs est construit sur une architecture moderne, avec une infrastructure cloud qui adapte automatiquement ses capacités de traitement aux besoins des clients.”

Nous tra­vail­lons égale­ment avec des parte­naires comme Accen­ture, Atos, Devoteam et autres inté­gra­teurs, et nous pro­posons beau­coup de for­ma­tions, car il suf­fit de quelques jours à un util­isa­teur (même non tech­nique) pour appren­dre à admin­istr­er et con­fig­ur­er des appli­ca­tions sur AODocs. Nous sommes sou­vent impres­sion­nés par ce que nos clients arrivent à faire par eux-mêmes avec notre produit !

Quelle place accordez-vous à la R&D ? Quels sont les projets en cours ?

La R&D est fon­da­men­tale pour nous. Elle représente env­i­ron la moitié de notre bud­get glob­al. AODocs a fêté son dix­ième anniver­saire en jan­vi­er 2022. 

Durant 10 ans, nous avons dévelop­pé un pro­duit recon­nu par nos clients et par les grands cab­i­nets d’analystes, comme l’un des plus inno­vants de notre marché. Nous sommes aujourd’hui à un point d’inflexion avec la ver­sion « mul­ti cloud » d’AODocs qui est sor­tie début jan­vi­er, et qui est com­pat­i­ble avec l’environnement Microsoft 365. 

Ini­tiale­ment disponible seule­ment pour les clients de Google Work­space qui représen­taient notre marché his­torique, AODocs est doré­na­vant acces­si­ble à l’ensemble du marché. Nous dévelop­pons par ailleurs de nou­velles fonc­tion­nal­ités pour per­me­t­tre l’analyse de doc­u­ments (avec intel­li­gence arti­fi­cielle), de nou­veaux con­necteurs pour inté­gr­er AODocs avec les appli­ca­tions de nos clients (par exem­ple, SAP), des solu­tions ver­ti­cales comme la ges­tion des con­trats ou de la qual­ité, et encore bien d’autres amélio­ra­tions qui ren­dront AODocs encore plus per­for­mant et plus agile. Nous ne man­quons pas de sujets pas­sion­nants pour les tal­ents qui souhait­eraient nous rejoin­dre ! Nos équipes de R&D sont basées à Paris, Bor­deaux, Milan et Budapest, mais nous avons égale­ment des ingénieurs qui tra­vail­lent à dis­tance partout en Europe.

En bref

Fondée à San Fran­cis­co début 2012 par Stéphan Donzé, AODocs est la seule plate­forme majeure de ges­tion élec­tron­ique de doc­u­ments à être née dans le cloud. Elle compte par­mi ses clients des grandes entre­pris­es mon­di­ales telles que Google, Whirlpool, Veo­lia ou Essilor, mais aus­si des uni­ver­sités ou des start-up. 

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