AODocs modernise la gestion électronique de documents

Dossier : CybersécuritéMagazine N°773 Mars 2022
Par Stéphane DONZÉ (96)

Seul produit majeur de son marché à être né dans le cloud, la plateforme de gestion électronique de documents AODocs s’adresse à toutes les entreprises et organisations. Son objectif ? Gérer l’ensemble des contenus et des informations essentiels à leurs métiers tels que les contrats, les documents qualité, les spécifications techniques, les documents financiers… Entretien avec Stéphan Donzé (96), fondateur et PDG.

 

Quelles sont les différentes fonctions proposées par AODocs ?

AODocs permet de gérer tout le cycle de vie des contenus, depuis leur création jusqu’à l’archivage et la destruction, en passant par toutes les étapes de revue, validation et mises à jour. Simple à utiliser, nos clients peuvent organiser sans difficultés leurs informations avec des meta-données, créer des vues personnalisées pour mettre leurs contenus à disposition des utilisateurs, définir des processus pour contrôler les flux d’information et les circuits de validation, et combiner ces différentes fonctions pour construire leurs propres applications métier. AODocs s’intègre par ailleurs facilement avec les autres applications de l’entreprise comme le CRM et l’ERP, par le biais d’API standards. Prenons quelques exemples concrets.

Dans le cadre d’un cabinet de conseil, AODocs gère tous les documents échangés entre les consultants et leurs clients. Il permet aussi aux départements juridiques des entreprises de contrôler les modèles de contrat utilisés par les employés, et de traiter plus rapidement les demandes de revues légales.

Grâce à notre logiciel, nos clients industriels sont capables de gérer tous les documents nécessaires à leur certification ISO 9001, ou certification FDA pour ceux qui travaillent dans le domaine médical. Pour faire simple, AODocs fournit toutes les fonctions nécessaires pour traiter les documents importants      de l’entreprise, qu’ils soient « importants » en raison de la réglementation, de la confidentialité, ou de l’enjeu métier.

Quels en sont les avantages ?

Le marché de la gestion de documents existe depuis 20 ans ou plus. IBM FileNet, OpenText, Documentum ou Hyland, ont tous été créés en 1990 ou même avant, c’est-à-dire plus de 15 ans avant que les outils modernes (l’informatique cloud, les protocoles standards du Web, les smartphones) soient inventés. Ces produits croulent sous le poids de la «dette technique» accumulée pendant toutes ces années, et ont beaucoup de mal à évoluer. Cette rigidité empêche leurs clients de s’adapter vite à des besoins qui évoluent en permanence. Généralement, le département technique ne peut pas répondre aux demandes des utilisateurs qui essuient systématiquement un refus : « non, le volume de données est trop important », « non, il serait trop difficile d’intégrer ces deux systèmes », « non, il n’est pas possible d’ajouter une étape de plus dans ce processus », « non, on ne peut pas faire cela avant l’année prochaine». AODocs, au contraire, est construit sur une architecture moderne, avec une infrastructure cloud qui adapte automatiquement ses capacités de traitement aux besoins des clients. Les composants logiciels s’intègrent facilement entre eux et à l’environnement des clients. L’interface d’administration est simple à utiliser, même pour des utilisateurs non techniques. AODocs est le seul produit majeur de son marché à être « né » dans le cloud, et à ne pas souffrir de ces handicaps techniques hérités de l’informatique ancienne. Dépourvus de ces contraintes, nous permettons à l’entreprise de répondre « oui » aux demandes des métiers, et nos clients peuvent adapter très vite leurs processus et leurs flux d’information pour réagir à un environnement toujours mouvant. Nous travaillons par exemple avec une grande banque européenne, où la direction générale a demandé au service informatique de se moderniser afin de pouvoir répondre, en quelques mois, à « toute nouvelle demande imprévue » qui pourrait venir d’un changement de réglementation, d’une fusion avec une autre société, ou de l’émergence de nouveaux concurrents. AODocs peut répondre à ce genre de défi considéré comme « impossible » avec les technologies anciennes.

Quelles sont vos garanties concernant la sécurité des données ?

Notre métier est de gérer les documents les plus importants de nos clients, y compris les plus confidentiels comme des spécifications techniques, des informations médicales, des contrats, et des documents soumis à des réglementations sur les données personnelles, comme des informations sur les employés dans le contexte de processus des ressources humaines. Nous sommes fiers de la confiance que nous accordent nos clients, et nous prenons cette responsabilité très au sérieux. AODocs est construit sur la plateforme Google Cloud dont les systèmes de protection des données sont très avancés. Ils sont régulièrement audités dans le cadre de leurs certifications ISO 27001, SOC 2, PCI et bien d’autres certifications locales, comme ACPR pour la France. Nos propres certifications (en particulier, SOC 2) font également l’objet d’un audit annuel, avec des tests de pénétration informatique et la revue des processus de sécurité par un auditeur indépendant. Nous offrons également à nos clients européens la possibilité de localiser leurs données AODocs en Europe. Pour les clients les plus sensibles, nous proposons en plus des installations dédiées d’AODocs dans le centre de données Google de leur choix, leur permettant ainsi d’avoir leurs données dans un pays particulier.

Comment accompagnez-vous les entreprises dans l’utilisation de votre logiciel ?

Notre équipe de services professionnels, avec des consultants en Europe et aux États-Unis, aide nos clients à déployer AODocs dans leur environnement, à le configurer en fonction de leurs besoins, l’intégrer à leurs applications, et à transférer leurs documents depuis les systèmes existants (tels que FileNet, OpenText, Documentum, SharePoint ou Lotus Notes par exemple) vers AODocs.

 

“AODocs est construit sur une architecture moderne, avec une infrastructure cloud qui adapte automatiquement ses capacités de traitement aux besoins des clients.”

 

Nous travaillons également avec des partenaires comme Accenture, Atos, Devoteam et autres intégrateurs, et nous proposons beaucoup de formations, car il suffit de quelques jours à un utilisateur (même non technique) pour apprendre à administrer et configurer des applications sur AODocs. Nous sommes souvent impressionnés par ce que nos clients arrivent à faire par eux-mêmes avec notre produit !

Quelle place accordez-vous à la R&D ? Quels sont les projets en cours ?

La R&D est fondamentale pour nous. Elle représente environ la moitié de notre budget global. AODocs a fêté son dixième anniversaire en janvier 2022.

Durant 10 ans, nous avons développé un produit reconnu par nos clients et par les grands cabinets d’analystes, comme l’un des plus innovants de notre marché. Nous sommes aujourd’hui à un point d’inflexion avec la version « multi cloud » d’AODocs qui est sortie début janvier, et qui est compatible avec l’environnement Microsoft 365.

Initialement disponible seulement pour les clients de Google Workspace qui représentaient notre marché historique, AODocs est dorénavant accessible à l’ensemble du marché. Nous développons par ailleurs de nouvelles fonctionnalités pour permettre l’analyse de documents (avec intelligence artificielle), de nouveaux connecteurs pour intégrer AODocs avec les applications de nos clients (par exemple, SAP), des solutions verticales comme la gestion des contrats ou de la qualité, et encore bien d’autres améliorations qui rendront AODocs encore plus performant et plus agile. Nous ne manquons pas de sujets passionnants pour les talents qui souhaiteraient nous rejoindre ! Nos équipes de R&D sont basées à Paris, Bordeaux, Milan et Budapest, mais nous avons également des ingénieurs qui travaillent à distance partout en Europe.

 


En bref

Fondée à San Francisco début 2012 par Stéphan Donzé, AODocs est la seule plateforme majeure de gestion électronique de documents à être née dans le cloud. Elle compte parmi ses clients des grandes entreprises mondiales telles que Google, Whirlpool, Veolia ou Essilor, mais aussi des universités ou des start-up.


 

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