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La charte X-AX-FX

Une charte engageant l’AX, la FX et l’École a été signée le 9 octobre dernier par les trois présidents, Bruno Angles (84), Denis Ranque (70) et Jacques Biot (71). En voici le contenu.

Signature de la charte X-AX-FX par les 3 présidents

ÉTANT PRÉALABLEMENT EXPOSÉ

L’École polytechnique (X) a pour mission de produire et partager des connaissances scientifiques, pluridisciplinaires au plus haut niveau pour l’ensemble de ses étudiant( e)s.

  • L’École polytechnique conduit des travaux de recherche scientifique et de développement technologique dans ses laboratoires, en partenariat avec d’autres acteurs de la recherche.
  • Elle développe l’innovation scientifique, technologique et industrielle dans le cadre de partenariats institutionnels et d’entreprises.
  • Elle promeut une culture d’excellence à forte dominante scientifique, ouverte sur une grande tradition humaniste.

L’École forme des femmes et des hommes responsables, capables de mener des activités complexes et innovantes pour répondre aux défis actuels et à venir de la société.

L’Association des anciens élèves et diplômés (AX) a trois missions principales :

  • contribuer au maintien de l’École poly technique au premier rang mondial du haut enseignement scientifique ;
  • animer la communauté polytechnicienne dans toutes ses composantes (entraide, réseau, grands événements) ;
  • renforcer l’expression de la communauté polytechnicienne dans le débat public.

La Fondation de l’École polytechnique (FX) a pour mission statutaire de représenter le monde de l’entreprise auprès de la direction de l’X et d’accompagner les élèves dans leur découverte de l’entreprise. Bénéficiant, à ce titre, de la reconnaissance d’utilité publique, elle organise des collectes de fonds au titre du mécénat auprès des anciens élèves ou d’autres personnes physiques ainsi que d’entreprises, notamment par son association à des chaires d’enseignement ou d’autres contributions et assure ainsi un soutien financier complémentaire à l’X. Elle œuvre ainsi au rayonnement français et international de l’X.

Ces trois entités partagent des valeurs d’excellence, d’engagement, d’intégrité et d’ouverture. Elles promeuvent le sens de l’intérêt général et du bien public.

Elles s’appuient sur la formation pluridisciplinaire scientifique et humaine et sur la recherche et l’innovation. Dans ce contexte, la présente charte a pour objectif de manifester la volonté des trois parties de développer leurs synergies pour atteindre les meilleurs résultats collectifs dans le respect des rôles et missions de chacune et de fixer les grands principes de cette coopération.

ARTICLE 1.
GOUVERNANCE INSTITUTIONNELLE ET PROCESSUS

Les statuts de l’École polytechnique (décret n° 2015-1176 du 24 septembre 2015 relatif à l’organisation et au régime financier de l’École polytechnique) prévoient que l’AX dispose d’un représentant au conseil d’administration de l’X et le président de la FX y siège actuellement au titre des personnalités qualifiées.

Le parapheur pour la signature de la Charte X-AX-FXLe président de la Fondation de l’École polytechnique (FX) siège de droit au conseil d’administration de l’Association des anciens élèves et diplômés (AX).

Le président de l’X siège de droit au conseil d’administration de la FX, le président de l’AX y siège personnellement au titre des personnalités qualifiées.

Les parties conviennent également de l’intérêt qu’un représentant de l’X puisse siéger au conseil d’administration de l’AX. Cette proposition sera présentée à l’occasion d’une évolution prochaine des statuts de l’association.

Concernant les filiales communes X/FX, l’AX sera tenue informée des décisions et actions impliquant le réseau des anciens élèves.

Enfin, la FX incitera les structures qui lui sont associées (Ecole Polytechnique Charitable Trust au Royaume-Uni et Friends of Ecole Polytechnique aux États-Unis d’Amérique) à faire adopter les principes de la présente charte par leurs organes de gouvernance respectifs.

Au-delà des représentations institutionnelles, un processus de concertation régulière est mis en place.

Les présidents des trois organismes signataires se concerteront une fois par mois, en présentiel ou par tout moyen de communication à distance et s’assurent un échange mutuel d’informations.

Le directeur général de l’X, le délégué général de la FX et le délégué général de l’AX se concerteront de manière au moins bimestrielle pour la bonne mise en œuvre des actions résultant de la présente charte.

Le délégué général de l’AX est invité permanent des réunions des bénévoles de la FX.

Le délégué général de la FX est invité permanent des réunions de service de la délégation générale de l’AX.

ARTICLE 2.
ACTIONS DE COMMUNICATION ET PARTAGE DE BASE DE DONNÉES

Les parties conviennent de :

  • coordonner leur communication en s’appuyant sur les directions de communication ainsi qu’en organisant des équipes dédiées à certains projets ;
  • s’exprimer conjointement sur les sujets d’intérêt commun tout en restant conforme à la stratégie de communication de chaque entité ;
  • mener des actions concertées à l’attention de la communauté polytechnicienne en veillant à limiter les sollicitations répétées (type mailing, appel à contribution…).

Dans cette perspective, il est reconnu nécessaire de partager, dans le respect du droit de la protection des données personnelles, une base de données des élèves, anciens élèves et diplômés.

Cette base, placée sous la responsabilité de l’AX, et établie dans le respect des dispositions de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 dite « Informatique et Libertés » et des prescriptions définies par la CNIL, sera accessible aux trois parties (sauf refus individuels ou champs nécessitant une confidentialité particulière).

L’AX est responsable du développement de la base de données pour qu’elle contienne les informations utiles aux trois parties.

L’X fournira chaque année les listes des nouveaux élèves, étudiantes et étudiants ayant accepté que les données soient transférées à l’AX et/ou la FX dans les conditions et pour les données définies dans le contrat d’interface conclu entre les parties.

La base pourra être utilisée pour des communications générales ou ciblées par chacun des trois organismes dans les conditions fixées par la déclaration de traitement établie auprès de la CNIL.

Les supports de communication réalisés par une partie seront systématiquement diffusés aux autres parties et il sera recherché des publications concertées (articles de l’École dans La Jaune et la Rouge par exemple). La Jaune et la Rouge apportera son soutien aux campagnes de la FX.

ARTICLE 3.
GESTION DES EMPRISES PHYSIQUES

Les parties rechercheront le niveau le plus élevé de colocalisation de leurs activités, par souci d’efficacité et sous réserve de disponibilité d’espaces.

L’X a son implantation principale à Palaiseau et l’AX et la FX y disposent de locaux permanents conventionnés avec l’X.

L’AX est située dans Paris, rue Descartes et rue de Poitiers et souhaite une colocalisation parisienne avec la FX. La FX en a validé le principe. Les modalités de cette colocalisation seront définies ultérieurement entre les deux entités.

L’accès des emprises parisiennes pour des besoins ponctuels de l’X sera facilité (réunions, manifestations à caractère institutionnel…).

ARTICLE 4.
ORGANISATION DES ÉVÉNEMENTS ET COORDINATION DES CALENDRIERS

Les parties partageront un calendrier de leurs événements respectifs et veilleront à éviter ou à résoudre les conflits d’agendas. Ce calendrier commun sera revu mensuellement.

Chaque événement organisé par une partie fera l’objet d’une concertation qui évaluera la pertinence d’y associer les autres parties.

En particulier, l’AX et la FX seront invitées, dans le cadre de manifestations organisées par l’X et selon la nature de celles-ci, à se présenter aux nouveaux élèves, étudiantes et étudiants notamment lors de la rentrée, du retour sur le plateau de la promotion polytechnicienne en première année, du départ du plateau des diverses promotions d’étudiants, et des cérémonies de remise de diplômes.

Les parties reconnaissent l’intérêt de mener ensemble des actions d’ouverture et de diversité (culturelle, sociale, mixité…).

ARTICLE 5.
IMPLICATION DANS LA FORMATION DES ÉLÈVES POLYTECHNICIENS

La FX fera appel à l’AX pour organiser les panels des amphithéâtres de présentation des métiers du programme dont elle a la charge.

L’AX participera à des actions de mentorat au profit des élèves et sollicitera l’intervention de jeunes anciens pour témoigner de leur parcours lors de conférences organisées par l’X ou par des élèves en scolarité.

Son implication, sous contrôle méthodologique de la FX en lien avec l’X, dans le suivi des stages en entreprise et des stages de formation humaine et militaire des élèves sera renforcée.

L’AX pourra également solliciter des anciens en poste à l’étranger pour accueillir des stagiaires.

Les groupes thématiques professionnels ou géographiques de l’AX sont ouverts aux étudiants stagiaires en scolarité à l’École. L’AX encouragera ces liens et mettra en place des facilités pour des réunions virtuelles bilocalisées à Paris et Palaiseau.

ARTICLE 6.
APPELS À LA GÉNÉROSITÉ DES ANCIENS ÉLÈVES ET DES ENTREPRISES

Les parties se concerteront pour que les appels au mécénat en argent ou en compétences soient cohérents et complémentaires. Elles s’informent mutuellement des actions engagées dans ce cadre.

La FX est référente pour tous les appels à don en argent dans le cadre des campagnes de levée de fonds qu’elle organise au bénéfice de l’X ; l’AX peut faire appel à la générosité dans le cadre de ses actions propres et de la gestion de ses activités.

Les présidents ont signé la charte X-AX-FXL’AX est désignée comme référente pour tous les appels à bénévolat (dons de compétences), hors bénévoles permanents de la FX, qui, toutefois, pourront faire appel à l’AX pour tout renfort nécessaire à la réalisation de certaines missions.

ARTICLE 7.
DURÉE, RÉSILIATION

La présente charte est conclue pour une durée de dix ans, renouvelable par tacite reconduction.

Si une des parties souhaite une modification de certaines dispositions de la présente ou sa dénonciation, la demande sera portée à l’ordre du jour des réunions mensuelles des présidents prévues à l’article 1. Un accord entre les parties sera recherché.

En cas de désaccord persistant, et après trois inscriptions successives à l’ordre du jour des réunions, chaque partie sera libre de mettre fin à la présente charte sans délai ni préavis.

Toutefois les actions communes déjà engagées ou programmées seront poursuivies jusqu’à leur terme, à moins que leur mise en œuvre soit à l’origine du différend né entre les parties.
 

L'original, paraphé, signé

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